Una proposta commerciale è un documento che viene presentato da individui o organizzazioni interessati a fornire un prodotto o un servizio in risposta a una richiesta di proposta (RFP). Quando un’azienda decide di esternalizzare alcuni lavori interni, come la creazione di una rete locale, invita i fornitori interessati a presentare un’offerta rilasciando una RFP. La RFP può invitare i fornitori interessati a presentare un progetto di proposta, noto anche come proposta di esempio, che descrive in breve il modo in cui il fornitore completerebbe il progetto o raggiungere gli obiettivi desiderati. In genere, include una stima dei costi, del personale richiesto e dei tempi necessari per il completamento del progetto.
Se una proposta di esempio presentata da un fornitore cattura l’interesse dell’acquirente, vorrebbe conoscere maggiori dettagli sul completamento del progetto. Ciò richiede la presentazione di una proposta dettagliata. Generalmente, viene fatto dopo che l’acquirente rilascia ulteriori dettagli sul progetto.
Una proposta di esempio può anche essere definita come la bozza esemplare, che spiega le basi della scrittura della proposta. I modelli di proposta di esempio sono ampiamente disponibili su Internet e possono essere visualizzati online o scaricati in formato MS Word o PDF. Come con altre nicchie di scrittura, la scrittura di proposte è una disciplina indipendente, che richiede competenze e abilità particolari. Pertanto, sono disponibili modelli di proposta di esempio in modo che chiunque sia nuovo nella disciplina possa avere un’idea su come formattare correttamente una proposta.
I modelli di proposta di esempio aiutano anche gli autori di proposte esperti quando lavorano in una nicchia relativamente nuova. Se una persona ha esperienza nella stesura di proposte per attività di caffetteria, ad esempio, e quindi acquisisce un progetto per una boutique, allora può ottenere l’idea di base da una proposta di esempio. Questo esempio può aiutare la persona a gestire con precisione la nuova area.
Una proposta di esempio potrebbe essere realizzata in numerosi modi, poiché spesso non esiste una guida di stile standard o un modello di proposta che funga da punto di riferimento. In generale, le proposte variano in contenuto, stile e dimensioni, a seconda della natura dell’azienda con cui si sta occupando. Ogni proposta di esempio è in genere unica nella sua struttura e contenuto. In caso di approvazione di una proposta di esempio, la proposta dettagliata segue normalmente lo stesso modello.
Una proposta di esempio standard consiste in genere di quattro sezioni di base. Inizia con la dichiarazione del problema, una sezione che tratta i compiti e gli obiettivi che devono essere raggiunti, insieme alla relativa importanza. Il prossimo è il piano di attività, una sezione che suddivide tutti i compiti in un ordine cronologico in una proposta di esempio. Segue un’analisi dei costi, che fornisce le stime di budget per ciascuna attività. Di solito è incluso anche un intervallo di tempo, in cui sono previste le scadenze per il completamento di ciascuna attività o un gruppo di attività.