Una registrazione contabile è qualsiasi tipo di documento elettronico o cartaceo che fornisce informazioni sulla situazione finanziaria di una persona fisica o giuridica. I record di questo tipo vengono utilizzati per creare record contabili più dettagliati come libri mastri, giornali e altri tipi di libri contabili. La funzione principale di questi documenti è quella di creare una cronologia accurata di tutte le transazioni finanziarie relative a un determinato periodo di tempo, inclusi i proventi ricevuti e gli esborsi effettuati per le relative spese. Insieme alle transazioni monetarie, questi libri contabili consentono anche di determinare l’equilibrio tra attività e passività.
Una serie di documenti sono inclusi come parte del processo di preparazione e mantenimento dei libri contabili. Le fatture emesse da un’azienda sono uno dei documenti fondamentali che vengono annotati e tracciati nei libri mastri e nei diari. Le fatture consentono di tenere traccia di potenziali entrate che possono essere ragionevolmente anticipate dall’impresa. Inserendo le fatture e gli importi delle fatture nei libri contabili, è molto più semplice applicare assegni o altre forme di pagamento che vengono rimessi dai clienti quando e come arrivano e sono preparati per il versamento su un conto bancario.
Anche le fatture relative agli acquisti effettuati da un’azienda sono essenziali per mantenere accurati libri contabili. Come con le fatture emesse da un’azienda, quelle ricevute devono essere registrate nei registri della contabilità fornitori, rendendo più semplice stabilire una pianificazione per l’emissione del pagamento per tali fatture. Anche l’assegno o la modalità di pagamento utilizzata per saldare il saldo di tali fatture è considerato una registrazione contabile e viene solitamente annotato nei conti da pagare insieme alla fattura appropriata.
Tutte le transazioni monetarie coinvolte nell’esercizio dell’impresa sono considerate registrazioni contabili di un tipo o dell’altro. Sia le copie manuali che quelle elettroniche vengono conservate in archivio, rendendo molto più semplice il controllo delle voci del diario e assicurando che tutti i record siano nell’ordine corretto. Quando vengono seguiti i principi contabili generalmente accettati, è molto più facile recuperare registrazioni corrette di attività, registrazioni di passività e qualsiasi sottogruppo di quelle registrazioni che si riferiscono a qualsiasi transazione di debiti o crediti.
Il mantenimento di libri contabili accurati in qualche forma è spesso richiesto a fini fiscali. Questo vale sia per i privati che per le imprese. La mancata conservazione di copie dei documenti giustificativi essenziali può spesso creare problemi se viene chiamata una verifica fiscale e può portare a determinate detrazioni non consentite per mancanza di documentazione. Per questo motivo, molti privati e aziende utilizzano software di contabilità per tenere in ordine tutte le registrazioni, conservando anche copie di assegni, fatture e altri documenti giustificativi che confermano le registrazioni effettuate nei libri contabili stessi.
Smart Asset.