La notifica dei contratti governativi disponibili per l’offerta viene generalmente annunciata come richiesta di proposte (RFP) o richiesta di qualifiche (RFQ). Questi sono spesso disponibili nelle pubblicazioni ufficiali del governo, sui giornali a diffusione generale o sui siti Web del governo. Molte giurisdizioni mantengono un database multi-agenzia di contratti di offerta a cui è possibile accedere su Internet e cercare opportunità appropriate.
Il modo in cui un’agenzia in una particolare giurisdizione pubblica gli avvisi di appalti pubblici è in genere standardizzato dalla legge. Ciò significa che la legge richiederà a tutte le agenzie governative di un certo livello di pubblicare avvisi in almeno un modo facilmente accessibile al pubblico. Ad esempio, a tutte le agenzie con opportunità di contratto superiori a una certa somma di denaro potrebbe essere richiesto per legge di pubblicare avvisi sul giornale governativo o negli atti ufficiali o utilizzare qualche altro metodo standard per la notifica pubblica che sia lo stesso per tutte le agenzie. Un’agenzia può anche scegliere di annunciare l’opportunità in altri modi, ad esempio su un sito Web, ma la notifica di base richiesta dalla legge deve essere completata.
L’appalto esterno è una parte importante dell’amministrazione governativa, quindi non è spesso difficile scoprire la procedura per la pubblicazione degli avvisi di offerta. Di solito c’è un’agenzia governativa che si occupa di piccole imprese e fornisce tutte le informazioni per navigare nel processo di appalto pubblico dall’inizio alla fine. In alternativa, un viaggio nella sede principale della biblioteca pubblica probabilmente consentirà di raccogliere una serie di libri che raccolgono informazioni sugli appalti pubblici a vari livelli giurisdizionali.
Il modo più semplice per conoscere gli appalti pubblici per le offerte è identificare le agenzie governative che si occupano di un settore correlato e monitorare i loro siti web. Le agenzie in genere mantengono una sezione dei contratti sui loro siti Web che dettaglia le opportunità aperte e fornisce la richiesta di offerta o la richiesta di offerta per il download. Ancora più importante, le agenzie spesso consentono a privati e aziende di iscriversi a una mailing list elettronica che invierà avvisi tramite e-mail e posta ordinaria quando si presentano opportunità di offerta che soddisfano determinati criteri. In questo modo, nessuna opportunità di offerta dovrà mai essere persa.
L’identificazione dei contratti di gara del governo ha anche generato un’industria a domicilio. I fornitori di terze parti tengono workshop e seminari per aiutare le persone a conoscere il processo di appalto. Molti pubblicano anche i propri compendi periodici di offerte aperte che rendono particolarmente facile stare al passo con più agenzie senza dover fare ricerche originali. I governi a determinati livelli, come il governo federale negli Stati Uniti, mantengono anche un portale web multi-agenzia che rende la ricerca di opportunità contrattuali uno sportello unico.