Per scegliere il miglior framework per il flusso di lavoro, può essere una buona idea creare prima un elenco delle esigenze del flusso di lavoro. Dopo aver determinato quali sono le funzionalità del programma di flusso di lavoro di cui è possibile trarre il massimo beneficio, è possibile acquisire familiarità con i diversi tipi di software sul mercato. Se devi impostare un budget, dovresti probabilmente limitarti a sfogliare quei programmi che offrono le funzionalità di cui hai bisogno e che sono venduti a un costo ragionevole. Molti professionisti utilizzano le risorse commerciali e le raccomandazioni dei colleghi per trovare un framework per il flusso di lavoro che abbia una buona reputazione.
Il flusso di lavoro descrive il processo attraverso il quale passa un documento, dalla sua introduzione in un sistema fino al momento del suo completamento. Nel settore assicurativo, ad esempio, il flusso di lavoro potrebbe descrivere la serie di fasi attraverso le quali passa un reclamo. Il processo potrebbe iniziare nel momento in cui un client presenta un reclamo e termina quando un reclamo viene negato o approvato. Il framework del flusso di lavoro descrive il modello o la base che guida un processo del flusso di lavoro.
Per scegliere il miglior framework per il flusso di lavoro, è necessario determinare da quali funzionalità si può beneficiare maggiormente. Un buon primo passo potrebbe essere quello di eseguire un’analisi del tuo attuale sistema di flusso di lavoro. Determina dove i processi possono essere migliorati e dove hanno successo. Molti manager scelgono di assumere consulenti in grado di fornire feedback preziosi. Alcuni consulenti possono anche informare i manager sulle tendenze attuali e le scoperte tecnologiche che potrebbero influenzare le loro decisioni.
Il software che fornisce servizi di flusso di lavoro varia da gratuito a costoso. Per semplificare il processo di scelta di un framework del flusso di lavoro, potrebbe essere una buona idea creare un budget. Il software libero tende ad essere open source ed è spesso utilizzato da piccole aziende con esigenze di base. Le aziende più grandi e le aziende con requisiti di flusso di lavoro complessi possono beneficiare di software più costosi in grado di supportare più utenti e che possono offrire una serie di servizi avanzati.
Alcune funzionalità comuni del software del framework del flusso di lavoro includono servizi di posta elettronica che semplificano i documenti di comunicazione e template che possono aiutare i professionisti di determinati settori a risparmiare tempo. Molti programmi registrano annotazioni su chi ha ricevuto un documento e chi ha apportato modifiche ad esso. I programmi per i settori in cui la comunicazione con il cliente è un fattore primario possono includere interfacce client facili da usare per i clienti.
Se noti che stai prendendo in considerazione due programmi di flusso di lavoro che sembrano abbastanza simili, potrebbe essere una buona idea utilizzare risorse commerciali, come siti Web e periodici. Articoli e recensioni sui programmi del flusso di lavoro possono aiutarti a capire quali tipi di software sono più comunemente usati. Anche le fiere e le raccomandazioni dei colleghi possono essere utili risorse.