Ottenere il miglior software di determinazione dei costi basato sulle attività spesso è un passo importante nel monitoraggio e nel controllo dei costi aziendali. Un’azienda normalmente ha molte linee di costo diverse e il software di valutazione basato sulle attività dovrebbe riportare su tutte queste linee in modo da sapere esattamente dove stanno andando i soldi. I costi dovrebbero comportare profitti, quindi una buona caratteristica da cercare potrebbe essere un sistema di confronto delle entrate e dei costi. Costi e rapporti sui profitti sono in genere necessari per presentazioni e scopi di archiviazione, e un programma che offre questo di solito è migliore. La maggior parte delle aziende dispone di database e, se le informazioni sui costi basate sulle attività possono essere facilmente integrate nel database, ciò potrebbe rendere più semplice il controllo dei costi.
Un’azienda deve spesso utilizzare il denaro per molte ragioni diverse, e ognuna di queste è nota come linea di costo. Alcune linee comuni includono marketing, creazione di prodotti, buste paga dei dipendenti e altri costi operativi. Se il software di determinazione dei costi basato sull’attività dice solo che hai speso $ 1.000 dollari statunitensi (USD), questo potrebbe non essere efficace come un programma che dice che hai speso $ 200 USD per i dipendenti, $ 600 USD per la creazione di prodotti e $ 200 USD per il marketing. Di solito è meglio sapere esattamente dove vanno i soldi, quindi è meglio software di costo che riporta su diverse linee di costo.
Quando si spendono soldi per la propria attività, tale denaro dovrebbe crescere a causa delle vendite o di altre strategie di profitto. Per vedere se i costi giustificano le loro entrate, normalmente è meglio che il software di determinazione dei costi basato sulle attività abbia un sistema di confronto delle entrate. Questo confronterà quanto hai speso per le tue linee di costo e ti mostrerà quante entrate hai fatto attraverso le spese.
I rapporti sui profitti e sui costi sono importanti per una serie di motivi, soprattutto quando si tratta di un’azienda che spende denaro. Ciò significa che probabilmente il software di valutazione basato sulle attività dovrebbe essere dotato di strumenti di reporting e analisi. I report dettagliati normalmente sono migliori, quindi i software di costing dovrebbero essere in grado di riferire su molti aspetti diversi di costi e ricavi.
L’importanza dei dati significa che la tua azienda, nel 2011, molto probabilmente ha un database. Il consolidamento dei dati aziendali in genere semplifica la ricerca, il recupero e l’utilizzo di tali dati. Se il tuo software di valutazione basato sulle attività ha una funzione di integrazione semplice, sarà necessario meno lavoro per far lavorare insieme i due. In caso contrario, potrebbe essere necessario eseguire complicate funzioni di esportazione e importazione manuali, che potrebbero essere difficili e ridurre l’efficacia del software di determinazione dei costi.