Esistono diversi fattori da considerare nella scelta di uno scambio elettronico di dati (EDI). Alcuni dei più importanti includono budget, dimensioni aziendali e esigenze specifiche. Può anche essere utile considerare la capacità dell’organizzazione di supportare un sistema EDI prima di effettuare un acquisto. Molte aziende decidono quale scambio di dati elettronici acquistare in base ai sistemi con cui le aziende comunicano regolarmente con l’uso.
Il formato è un elemento importante da considerare nella scelta di un sistema di scambio elettronico di dati. Alcune società possono acquistare una versione che utilizza software e deve essere integrata con il sistema informatico dell’organizzazione. Questa è in genere una buona opzione per un’azienda più grande con uno staff di supporto tecnico. Le aziende che non desiderano scaricare un EDI possono utilizzare un’interfaccia basata sul Web. Questa può essere un’alternativa migliore per le organizzazioni più piccole.
Le esigenze delle aziende con cui un’organizzazione comunica sono un altro fattore da considerare nella scelta di un EDI. Alcune aziende hanno norme rigorose sul formato e sui metodi di consegna utilizzati per il trasporto dei documenti. Mentre gli scambi di dati elettronici tendono ad avere una configurazione universale, ci sono alcuni dettagli che possono essere specifici per determinati sistemi. Una società può anche vedere un sistema che viene utilizzato da un partner come un’entità comprovata se ha dimostrato di essere vantaggioso per quella attività.
Il budget è un altro fattore da considerare quando si cerca un EDI. Oltre alle commissioni di avvio, è importante tenere presente anche il prezzo degli aggiornamenti e della manutenzione. Può anche essere utile valutare quanto tempo il personale tecnico trascorrerà con il prodotto e stimare l’impatto finanziario.
L’interfaccia di un EDI è un altro elemento importante da considerare. Ciò può dipendere in parte dall’abilità tecnica del personale che deve utilizzare il sistema. Dipendenti più competenti potrebbero essere disposti a gestire un sistema complesso, mentre meno professionisti tecnici potrebbero desiderare un’interfaccia più user-friendly.
Può anche essere utile considerare la quantità e il tipo di volume che lo scambio di dati elettronici dovrebbe gestire. Un fattore importante da considerare è il numero medio di documenti da scambiare, dalle stime giornaliere all’utilizzo annuale. Anche il numero di dipendenti che dovrebbero utilizzare il sistema può giocare un ruolo nella decisione di acquisto. Potrebbe essere più semplice utilizzare un’interfaccia Web se si prevede che più persone invieranno documenti.