È possibile tenere traccia di un assegno in sospeso registrando il numero dell’assegno e l’importo del pagamento nel libro mastro del libretto degli assegni e deducendo l’importo dell’assegno dalla registrazione del saldo disponibile nel conto su cui è stato prelevato l’assegno. Una volta che l’assegno viene presentato per il pagamento, la tua banca rimuove i soldi dal tuo conto. La banca ti notifica quindi che la transazione relativa all’assegno è stata completata, di solito fornendo un estratto conto mensile che elenca l’assegno come pagato e, in alcuni casi, fornendo l’originale o una copia dell’assegno annullato per i tuoi file.
Un assegno è un sostituto legale del pagamento in contanti. Ogni documento di assegno contiene alcune informazioni standard, tra cui il nome della banca, il numero di routing e il numero di conto che indica dove si trova il conto che contiene i soldi per pagare l’assegno e un numero di assegno nell’angolo in alto a destra. Queste informazioni vengono utilizzate dalle parti della transazione e dalla banca per tracciare l’assegno attraverso il sistema di pagamento.
Ogni titolare di un conto corrente è responsabile del mantenimento di una registrazione accurata del saldo del conto. Come i contanti, puoi usare un assegno per effettuare un pagamento senza prima avvisare la banca o mettere ufficialmente da parte i soldi sul conto. La banca non ha modo di sapere che determinati fondi in un conto corrente sono stati obbligati da un assegno in sospeso fino a quando l’assegno non viene presentato alla banca per il pagamento. Una volta che l’assegno lascia il tuo possesso, non c’è letteralmente modo di rintracciarlo finché il destinatario non lo presenta per il pagamento.
Un assegno in sospeso può essere solo superficialmente tracciato su carta dal titolare del conto al momento dell’emissione dell’assegno. Quindi, scompare da qualsiasi sistema di tracciamento mentre il destinatario trattiene l’assegno. Riappare per il monitoraggio una volta che il destinatario lo presenta per il pagamento. Se un destinatario trattiene l’assegno per un periodo di tempo eccessivo senza depositarlo per il pagamento, tende a creare un problema nei registri del titolare del conto. Il denaro rimane disponibile nel conto effettivamente vincolato da un assegno in sospeso, creando un’opportunità per la cattiva gestione dei fondi e gli scoperti del conto.
I titolari di conti tengono traccia di un assegno in sospeso su carta mantenendo un registro del conto che riflette un saldo reale del conto in qualsiasi momento. Nel libro mastro si registra il numero dell’assegno e si detrae l’importo dell’assegno dal saldo del conto. Il saldo nel libro mastro sarà diverso dal saldo del conto fino a quando l’assegno non viene presentato per il pagamento, ma riflette il saldo disponibile dei fondi non impegnati. Alla fine del mese, la banca ti fornisce un estratto conto e, a volte, copie di assegni annullati in modo da poter riconciliare il tuo libro mastro con l’attività del tuo conto.
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