Attualmente ci sono molti modi in cui le aziende possono essere pagate, tra cui carte di debito, depositi automatici e assegni cartacei. Uno dei maggiori problemi con gli assegni ? che i clienti possono affermare che l’assegno ? nella posta e potrebbero essere necessari giorni prima che arrivi, per una serie di motivi. La possibilit? di accettare un assegno via fax pu? velocizzare notevolmente il processo. Tutto ci? che richiede ? la capacit? di ricevere i fax in arrivo e alcuni software speciali che consentono di digitare le informazioni appropriate dall’assegno.
Accettare un assegno via fax ? un tipo di banca elettronica ed ? legale negli Stati Uniti e in molti altri paesi del mondo. ? sempre meglio verificare la legalit? di questo sistema prima di acquistare qualsiasi software, ma se vivi dove puoi utilizzare l’Automated Clearing House (ACH) o un tipo simile di sistema bancario elettronico, ci sono buone probabilit? che tu possa accettare un verifica via fax. Il primo passo per accettare un assegno via fax ? acquistare e installare il software appropriato sul tuo sistema informatico, che ti permetta di inserire tutti i dati rilevanti dell’assegno del tuo cliente per crearne una copia per la stampa. A seconda del tipo di software acquistato e delle opzioni selezionate, potresti anche essere in grado di verificare il nome del cliente, il conto e se il conto dispone o meno di fondi sufficienti per coprire l’assegno.
Dopo aver installato il software, sei pronto per ricevere il tuo primo assegno via fax. Chiedi al tuo cliente di inviarti via fax un assegno completo e di inserire tutte le informazioni dell’assegno nel tuo computer. Una volta compilato il modulo ? possibile stampare una copia dell’assegno utilizzando la stampante. Poich? la stampa non conterr? solo le informazioni bancarie del cliente, ma anche il numero dell’assegno, dovresti dire al cliente di distruggere l’assegno originale e contrassegnarlo come utilizzato.
L’assegno stampato indicher? sulla riga della firma che il proprietario dell’account ha autorizzato l’assegno, anche se l’esatta verbosit? dipender? dal pacchetto software specifico. ? una buona idea conservare il fax originale per i tuoi file, in caso di controversie. Porta l’assegno che hai stampato dalle informazioni inviate via fax alla tua banca e depositalo, dove sar? trattato come qualsiasi altro deposito che effettui. Quando ricevi un assegno via fax, in genere non puoi incassarlo, ma devi invece depositarlo su un conto aziendale e attendere che venga accreditato.