L’utilizzo principale di una sala di videoconferenza è per le persone di comunicare tra loro tramite l’uso di trasmissioni audio e video. Una videoconferenza è diversa da una videocitofono perché coinvolge un gruppo di persone, non due singole persone. Dato che ci sono un certo numero di persone coinvolte, molte volte una sala per videoconferenze dovrà essere utilizzata dalle persone che partecipano alla telecomunicazione. Questa stanza deve essere progettata e allestita in modo appropriato, in quanto ciò assicura che tutti possano essere visti e ascoltati durante l’incontro. Esistono molti modi diversi per creare una sala di videoconferenza e il numero di persone e lo scopo della riunione di solito determinano quale tipo di organizzazione è più appropriata.
Quando è disponibile una sala per videoconferenze abbastanza grande e di solito sono presenti meno di 15 persone, è possibile allestire una sala per videoconferenze a forma di U. Questo tipo di installazione di solito comprende tre tabelle, tutte collegate tra loro, che formano la forma di una U. La persona (e) con cui il gruppo sta comunicando è generalmente visualizzabile su uno schermo TV o di computer nella parte aperta della U. I partecipanti alla riunione si siedono sulle parti esterne dei tavoli, in modo da poter comodamente guardare, comunicare e prendere appunti.
Per le videoconferenze che coinvolgono 16 o più persone, il più delle volte, è più vantaggioso organizzare l’incontro in un auditorium. Mentre questo tipo di installazione non consente molta interazione tra tutti i partecipanti, è possibile utilizzare un microfono del pubblico per porre domande. Questa configurazione consente inoltre a tutti i partecipanti di visualizzare facilmente lo schermo video, che di solito è installato nella parte anteriore della sala dell’auditorium.
Indipendentemente dal tipo di design in cui è allestita una sala di videoconferenza, è importante che la stanza non abbia superfici lucide e, soprattutto, nessun vetro. Se la stanza ha finestre, i bui scuri dovrebbero coprirli. Superfici lucide, vetri e finestre tendono a riflettere non solo la luce, ma anche il suono, rendendo difficile per le persone dall’altra parte vedere e sentire.
Ci sono molti altri suggerimenti che possono aiutare con la creazione di una sala per videoconferenze. Un microfono è sufficiente per ogni tre persone presenti a una videoconferenza. Ogni volta che si svolge una presentazione individuale, è necessario utilizzare un microfono a risvolto. Il colore rosso non dovrebbe essere trovato in nessun arredamento o su qualsiasi persona trovata nelle sale per videoconferenza, poiché ciò comporterebbe sfarfallio sul video. La maggior parte delle sale per videoconferenza richiede da una a tre telecamere, con tutte le telecamere, gli schermi video e i monitor posizionati lontano da luci intense.