In genere, una lettera di richiesta di reclami di modesta entità è scritta in formato aziendale. Di solito dovrai includere il tuo nome completo e le informazioni di contatto, nonché il nome completo e le informazioni di contatto del destinatario previsto. In genere dovrai anche firmare e datare la lettera. Oltre a queste nozioni di base, una lettera di richiesta dovrebbe indicare chiaramente il suo scopo e presentare una richiesta di regolamento entro un determinato periodo di tempo. Per far sapere al destinatario che sei seriamente intenzionato ad agire, potresti anche informarlo di ciò che intendi fare se le tue richieste non vengono soddisfatte.
Il primo paragrafo di una lettera di richiesta di reclami di modesta entità dovrebbe di solito includere una chiara dichiarazione di chi sei e cosa vuoi. Puoi presentarti per nome e includere altre informazioni identificative che mettano in relazione il tuo nome con il destinatario. Se, ad esempio, il destinatario è un cliente della tua piccola impresa, ha senso presentarti come proprietario dell’attività. Dopo esserti presentato, puoi indicare lo scopo della tua lettera. Ad esempio, puoi affermare che stai scrivendo di un reclamo finanziario che hai nei confronti del destinatario.
La tua lettera può anche rivedere brevemente i dettagli del caso. Se, ad esempio, il destinatario ti deve dei soldi per una spedizione di prodotti, probabilmente vorrai includerli nella lettera di richiesta. Puoi anche fare bene a indicare l’esatto importo di denaro che il destinatario ti deve, così non ci saranno malintesi in seguito.
Una lettera di richiesta per reclami di modesta entità in genere include una richiesta specifica e una scadenza entro la quale si desidera che venga intrapresa l’azione. Ad esempio, puoi chiedere al destinatario di pagare il denaro che ti è dovuto entro un certo numero di giorni lavorativi o entro una data specifica. Dopo aver affermato chiaramente cosa ti aspetti dal destinatario e il periodo di tempo che stai consentendo per l’accordo, puoi continuare scrivendo quale sarà la tua prossima linea d’azione se non si conformerà. Ad esempio, puoi informare il destinatario che porterai avanti il reclamo in un tribunale per controversie di modesta entità se non paga entro la scadenza.
A volte le piccole richieste di risarcimento possono essere caricate emotivamente, ma si suppone che una lettera di richiesta di reclami di piccola entità si attenga ai fatti e mantenga un tono fermo e professionale. In genere dovresti evitare spiegazioni e minacce emotive. Puoi anche fare bene a evitare di aggiungere informazioni e dettagli non necessari, poiché le tue parole potrebbero essere usate contro di te in tribunale.