Il modulo W-9 dell’Internal Revenue Service (IRS) viene solitamente utilizzato per raccogliere informazioni pertinenti su un appaltatore indipendente o un libero professionista degli Stati Uniti. Questo modulo fornisce un modo ufficiale per le aziende e gli uomini d’affari per proteggere le informazioni di identificazione sulle persone che pagano. Le aziende utilizzano le informazioni che raccolgono quando presentano i moduli richiesti all’IRS e forniscono moduli informativi al contraente. Una società che assume appaltatori indipendenti conserva uno di questi moduli in archivio per ciascun contraente. A volte anche gli istituti finanziari che pagano interessi e dividendi utilizzano il modulo W-9.
Il modo corretto di utilizzare un modulo W-9 dipende dal ruolo della persona che lo utilizza. Se un’azienda assume appaltatori indipendenti o liberi professionisti, fornisce una copia vuota del modulo a ciascun contraente che assume. Una volta che l’appaltatore lo compila e lo restituisce all’azienda, viene conservato nel file system dell’azienda. Se l’appaltatore si trasferisce o subisce altri cambiamenti, incluso un cambio di ragione sociale, dovrebbe completare un nuovo W-9.
Se la persona che utilizza il modulo W-9 è un appaltatore indipendente o un libero professionista, il suo compito è completare il modulo, firmarlo e datarlo e restituirlo all’azienda che lo ha richiesto. Ciò implica fornire il suo nome completo come è elencato nella sua dichiarazione dei redditi e la sua ragione sociale ufficiale, se ne usa uno. L’appaltatore indipendente dovrebbe anche selezionare il tipo di organizzazione aziendale. Ad esempio, una persona che è l’unico proprietario della sua attività o un libero professionista solitario di solito seleziona la casella individuo/proprietario unico. Ci sono anche caselle di controllo per società, società di persone e società a responsabilità limitata.
Successivamente, il contraente fornisce il suo indirizzo completo e il numero di previdenza sociale. Se ha un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN), può fornirlo invece di un numero di previdenza sociale. Se l’individuo è esente dalla trattenuta di riserva, selezionerà anche la casella denominata “Esentato beneficiario”.
Il prossimo passo per completare il modulo W-9 è firmarlo. Quando una persona firma questo modulo, certifica di non essere soggetto a ritenuta alla fonte. Se una persona è soggetta a ritenuta alla fonte, la società che gli paga i soldi trattiene il 28 percento dei suoi soldi per conto dell’IRS. Ciò può verificarsi se c’è una discrepanza tra le informazioni fornite nel modulo e le registrazioni dell’IRS. Un individuo può anche ricevere una trattenuta di denaro se deve tasse arretrate e gli è stato notificato che è soggetto a trattenuta di riserva.