Il galateo aziendale, sebbene spesso sottolineato in seminari e corsi di formazione, è ancora troppo spesso trascurato da molti dipendenti. Che si tratti di condurre affari a livello nazionale o internazionale, ci sono una serie di regole importanti da tenere a mente. Alcune di queste regole di etichetta aziendale possono avere applicazioni diverse a seconda della cultura con cui potresti avere a che fare. Alcuni possono significare la differenza tra una relazione a lungo termine e profitti sostanziali, o una scarsa performance per il trimestre.
La prima regola di etichetta commerciale, non importa in quale parte del mondo ti trovi, è essere cortesi e puntuali. Sebbene essere cortesi possa significare cose diverse per persone diverse, è importante scoprire quali possono essere questi punti di cortesia per una cultura particolare con cui potresti avere a che fare. La puntualità è di primaria importanza. Coloro che sono cronicamente in ritardo, o che sono in ritardo e non riescono a informare il cliente, possono trovare rapidamente una relazione acida.
In termini di etichetta commerciale, assicurarsi che vi sia una comunicazione aperta e onesta è un segno distintivo di buone maniere. Una buona comunicazione implica non solo quantità, ma qualità. Tieni i tuoi clienti informati su cosa possono aspettarsi, sia la prima volta che li incontri o anche dopo l’arrivo del loro prodotto o servizio. Questo significa anche restituire ogni messaggio, anche se il problema è stato risolto al momento della ricezione del messaggio.
Per coloro che fanno affari all’estero, culture diverse possono salutare in modi diversi. Coloro che sono esperti nell’etichetta degli affari lo capiranno e saranno preparati e rispettosi delle varie tradizioni. Ad esempio, anche la stretta di mano viene eseguita in modo diverso. I giapponesi tendono a dare una stretta di mano più leggera e più corta della maggior parte degli americani. Molti di quelli in Medio Oriente possono offrire ciò che la maggior parte degli americani considererebbe una stretta di mano molto lunga che dura fintanto che vengono fatte presentazioni o saluti.
In alcune culture, può essere consuetudine bere una bevanda alcolica prima di parlare di affari. Ciò potrebbe rappresentare un problema per chiunque non beva. Mentre è importante essere premurosi, dovrebbe essere spiegato educatamente se non si consuma alcol. Preferibilmente, l’etichetta commerciale può imporre che ciò venga fatto in anticipo, se possibile, in modo da evitare un momento imbarazzante durante la riunione.
L’e-mail ha i propri standard di etichetta commerciale e deve essere seguita attentamente. L’uso della posta elettronica è uno strumento prezioso nel corso degli affari, ma ha consentito o incoraggiato una certa informalità nel protocollo di comunicazione. È importante trattare l’e-mail come una lettera commerciale. Alcune culture potrebbero trovarlo offensivo se il tono diventa troppo informale. In altri casi, potrebbe non sembrare molto professionale.