Conosciuti anche come documenti di trasporto, i documenti di spedizione sono documenti legali che vengono utilizzati nel processo di trasporto di merci da un luogo a un altro. I documenti per la spedizione sono necessari per il trasporto legale di merci in ambito nazionale e per spedizioni internazionali di ogni tipo. I documenti esatti necessari per gestire la spedizione e la consegna della merce varieranno, in base alle normative e agli standard che si applicano sia al punto di partenza della spedizione che a quello di destinazione, nonché nei punti intermedi in cui la merce deve essere registrata e ispezionata.
Uno dei documenti di spedizione più basilari è la polizza di carico. Utilizzato sia nelle spedizioni nazionali che internazionali, questo documento viene spesso emesso dal vettore o da un agente per il vettore. In alcune nazioni, il mittente può preparare in anticipo la polizza di carico, purché il documento sia conforme sia alle normative nazionali di spedizione che agli standard del vettore. Sebbene i dettagli contenuti nel documento possano variare, la maggior parte identificherà il mittente e il destinatario, fornendo informazioni di contatto di base per entrambe le parti. Viene fornita anche una descrizione delle merci incluse nella spedizione, insieme alle quantità di ciascuna merce all’interno della spedizione e al peso totale della spedizione. I vettori di solito includono i dati relativi al ritiro della spedizione, la data di consegna prevista e le informazioni relative alle spese di spedizione, incluso se tali spese sono prepagate o riscosse.
La distinta di imballaggio è un altro esempio dei documenti di spedizione di base che vengono regolarmente inclusi nei documenti che accompagnano una spedizione. Questo documento serve spesso come mezzo per il destinatario per verificare che gli articoli identificati sulla polizza di carico siano effettivamente consegnati al destinatario. Le politiche di alcuni reparti di spedizione e ricezione richiedono che possano essere accettate solo le spedizioni accompagnate da una distinta di imballaggio o una distinta di spedizione.
Con le spedizioni internazionali, ci sono molti altri tipi di documenti di spedizione che potrebbero essere necessari. Un certificato di origine stabilisce da dove ha avuto origine la spedizione e chi era responsabile della preparazione della merce per la spedizione. Un certificato assicurativo documenta le coperture acquisite a tutela della spedizione in rotta, tutelando di fatto gli interessi sia del mittente che del destinatario. I documenti doganali sono necessari per consentire alla merce di lasciare il paese di origine e di essere ricevuta nella nazione in cui risiede il destinatario. Se la spedizione deve attraversare più nazioni lungo il percorso, i documenti doganali devono rispettare gli standard imposti da ciascun porto o punto di sosta lungo il percorso.
I documenti di spedizione sono importanti per proteggere tutte le parti coinvolte nel processo di spedizione. Rispettando le normative di spedizione applicabili, è possibile garantire che gli ordini siano corretti, vengano consegnati nei tempi previsti, siano imballati in modo conforme agli standard di spedizione e che le tariffe applicate per il processo di spedizione stesso siano compatibili con eventuali contratti in essere tra il caricatore e il vettore. Quando uno qualsiasi dei documenti di spedizione richiesti dalla legge non viene preparato correttamente, esiste una reale possibilità che la spedizione venga bloccata fino a quando gli errori non vengono corretti o i documenti sostitutivi vengono preparati e inoltrati al luogo in cui la spedizione è temporaneamente immagazzinata.