I libri sussidiari sono giornali speciali o libri mastri in cui vengono effettuate le prime registrazioni delle transazioni, o le originali, prima di essere registrate nei rispettivi conti. Sono indicati come libri sussidiari perché sono libri separati che categorizzano entrate e debiti nelle loro aree appropriate prima di essere aggiunti ai libri principali o principali. La registrazione prima nota effettuata nei record primari funge da fonte di informazioni da utilizzare nella costruzione di conti definitivi specifici nella contabilità. I registri primari hanno molti nomi che includono il libro di entrata principale, i libri di entrata originale, i registri primari e molti altri che descrivono la loro funzione.
I tipi più comuni di libri contabili sussidiari includono un libro acquisti che viene utilizzato per registrare tutti gli acquisti di credito effettuati. Un registro delle vendite che mostra tutte le vendite a credito e un registro di cassa che registra tutti i contanti ricevuti e pagati. Un registro resi acquisti registra tutti gli acquisti che sono stati restituiti al fornitore, nonché un registro resi vendita che indica tutti gli articoli venduti restituiti. C’è anche un libro delle bollette ricevute che mostra tutte le bollette pagate, insieme ai libri delle bollette da pagare che mostrano tutte le bollette pagate come l’elettricità. I libri finali sono riviste principali, o libri sussidiari di riviste proprie, che non richiedono l’ingresso in mini riviste.
Ci sono molti vantaggi nell’usare diversi libri sussidiari per voci variabili piuttosto che averli in un solo diario. Il primo vantaggio è che aiuta a mantenere i record brevi: è impossibile gestire ogni singola transazione nel libro mastro principale nel momento in cui si verifica.
Un altro vantaggio dell’utilizzo dei libri contabili sussidiari rende facile tenere traccia delle transazioni ed evita l’ingombro che si verificherebbe se tutte le diverse informazioni fossero in un unico posto. Le informazioni separate evitano la necessità di fornire dettagli estesi della transazione e rendono facili e semplici i riferimenti futuri. Le registrazioni primarie sono classificate in base alla natura delle operazioni.
Il terzo vantaggio è che i libri sussidiari riducono i casi di frode. Le registrazioni a giornale vengono eseguite in ordine cronologico, il che significa che le date si susseguono e comportano registrazioni dettagliate in altri conti. Ciò significa che è quasi impossibile manipolare tutti i libri coinvolti, ma se è fatto, il rilevamento è abbastanza semplice.
La registrazione nelle scritture primarie può essere affidata a diversi addetti alla contabilità, quindi è precisa e veloce durante la fase di elaborazione della contabilità. Ogni impiegato fa la sua parte e dà i record ad altri per ulteriori elaborazioni e riconciliazioni. Anche questo elimina le opportunità di frode all’interno delle imprese. Ci vorrebbe più di un impiegato per commettere con successo una frode e nasconderla.
Infine, i record primari indicano transazioni separate di natura simile, quindi qualsiasi analisi necessaria è resa conveniente. Ciò consente di risparmiare tempo e molte altre risorse. Anche l’accuratezza dei record è notevolmente migliorata poiché svolgono un ruolo importante nel determinare la salute finanziaria della singola azienda.
Smart Asset.