Solitamente noto semplicemente come nota di credito o nota di credito, il memorandum di credito è un documento creato da un venditore come mezzo per tenere traccia di eventuali crediti concessi a un acquirente o cliente. Il promemoria viene spesso utilizzato dalle attività commerciali come mezzo per regolare il saldo dovuto su una fattura o sul conto di un cliente in generale. Un memorandum di credito viene spesso utilizzato dalle banche per documentare gli aggiustamenti del saldo nel conto di un depositante avvenuti a causa di un fattore diverso dal cliente che effettua un deposito.
In tutte le sue applicazioni, il memorandum di credito serve come mezzo per tenere traccia delle modifiche a un account cliente, solitamente sotto forma di rettifiche di una fattura. Gli aggiustamenti di solito hanno a che fare con la modifica dell’importo dovuto su una fattura perché l’acquirente non ha ricevuto ciò che è stato ordinato o l’articolo non era soddisfacente. Anziché rimuovere la vecchia fattura dai crediti, il reparto contabilità utilizza un memorandum di credito per rettificare il saldo dovuto sulla vecchia fattura, che a sua volta rettifica il saldo dovuto sul conto del cliente.
Un memorandum di credito può essere utilizzato per rettificare i saldi dovuti per qualsiasi tipo di beni o servizi. Ad esempio, se il cliente di un ufficio di teleconferenza ha seri problemi con l’erogazione del servizio durante una chiamata in conferenza e il fornitore di teleconferenza può determinare che il problema non era dovuto a fattori a carico del cliente, ci sono buone probabilità che il cliente lo farà ricevere uno sconto percentuale sull’importo addebitato per la chiamata, o eventualmente ricevere un credito completo per la conferenza. A seconda delle pratiche del fornitore della teleconferenza, il cliente può ricevere una fattura con allegata una copia del memorandum di credito o una fattura con una voce in cui si nota l’emissione di una nota di credito e il saldo rettificato dovuto. Se la conferenza è stata accreditata per intero, il cliente potrebbe non ricevere alcuna fattura o nota di credito, come se la conferenza non avesse mai avuto luogo.
Il memorandum di credito è un ottimo strumento contabile che facilita la creazione e la conservazione di una cronologia degli eventi che hanno portato all’emissione del credito. La maggior parte dei moduli del memorandum includerà informazioni vitali come data, ora, nome del cliente, motivo della rettifica del credito e saldo del conto dopo l’applicazione della rettifica. A seconda delle politiche e delle procedure del venditore, possono essere inclusi anche dati aggiuntivi.
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