Die Kassenabstimmung ist ein Prozess, der verwendet wird, um die zwischen den Hauptbüchern gefundenen Salden und den vorhandenen Kassenbestand zu vergleichen. Dieser Ansatz ist für Unternehmen erforderlich, die einen Kleinkassenfonds führen, sowie für den Abgleich des Geldbetrags auf Bankkonten mit den in den Buchhaltungsunterlagen ausgewiesenen Salden. Die Grundidee der Barabgleichung besteht darin, alle Barmittel zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass während des Betrachtungszeitraums erhaltene oder ausgegebene Gelder nicht in Frage gestellt werden.
Ein Barabgleich kann jederzeit durchgeführt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen, die einen Kassenfonds für den schnellen Einkauf von Artikeln unter einem bestimmten Preis unterhalten, mindestens einmal pro Woche den Kassenabgleich durchführen. In einigen Fällen kann der Abgleich des Kassenbestands mit den Buchführungsunterlagen täglich erfolgen. Die Entscheidung, wie oft diese Art der Abstimmung durchgeführt wird, hängt von der Anzahl der Transaktionen ab, die jeden Tag oder jede Woche ausgeführt werden, und von der Art der betreffenden Geldkonten.
Während der Prozess der Durchführung eines Bargeldabgleichs von einer Einstellung zur nächsten variiert, gibt es einige Grundlagen, die wahrscheinlich in jeder Situation gelten. Der erste Schritt besteht in der Regel darin, den tatsächlichen Bargeldbestand zu zählen, um den sofort überprüfbaren Betrag zu bestimmen. Beim Abgleich des Kassenbestandes bedeutet dies in der Regel, zuerst den vorhandenen Papiergeldbetrag zu summieren und dann auch noch die Münzen zu zählen, die sich ebenfalls in der Kasse befinden. Dies dient als Grundlage für den Abgleich dieser Summen mit den Beträgen, die im Buchhaltungsbuch gefunden wurden.
In der Regel geht die Barabstimmung in das Hauptbuch und die Buchung über, die erforderlich ist, um die kürzlich erfolgten Ein- und Auszahlungen aus den Barreserven zu berücksichtigen. Hier besteht das Ziel darin, jede dieser Transaktionen zu bilanzieren und sowohl Sollen als auch Haben zu buchen, um den Barbetrag zum aktuellen Datum zu identifizieren. Idealerweise stimmt die Zahl im Hauptbuch mit dem physischen Bestand des Kassenbestands überein, so dass die Bücher als ausgeglichen und die Summen als korrekt angesehen werden können. Im Falle einer Diskrepanz müssen Schritte unternommen werden, um das Vorhandensein von Additions- oder Subtraktionsfehlern in den Büchern zu erkennen oder zu versuchen, die Möglichkeit einer Auszahlung aus Bargeld zu berücksichtigen, die nicht in den Büchern erfasst wurde.
Bei allen Formen des Bargeldabgleichs können Identitätsabweichungen relativ schnell erkannt werden, wodurch auch die Probleme gelöst werden können, bevor kleinere Differenzen zu größeren führen. Zum Beispiel trägt die Durchführung eines Kassenabgleichs am Ende jedes Geschäftstages wesentlich dazu bei, jede Art von Diebstahl zu verhindern und alle Situationen zu berücksichtigen, in denen mehr Bargeld zur Verfügung steht, als die Buchhaltungsunterlagen widerspiegeln . Das frühzeitige Erkennen von Abweichungen erhöht das Potenzial, die Herkunft schnell zu identifizieren, die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen und mit einem genauen Kassenbestand voranzukommen.