Angebotsanschreiben sind professionelle Briefe, die zusammen mit abgeschlossenen Geschäftsvorschlägen an potenzielle Kunden gesendet werden. Die besten Beispiele für ein Bewerbungsanschreiben sind kurz, persönlich, aber professionell und tragen dazu bei, die Beziehung zwischen dem Befragten und dem Empfänger zu stärken. Es gibt mehrere grundlegende Elemente, die immer in dieser Art von Briefen zu finden sind, sowie einige häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt.
Ein Fehler, den viele Geschäftsleute machen, besteht darin, das Bewerbungsanschreiben als eine Möglichkeit zu verwenden, den Inhalt des Angebots zusammenzufassen. Da viele Vorschlagsvorlagen eine Zusammenfassung am Ende des Dokuments enthalten, ist dies nicht erforderlich. Tatsächlich führt die Aufnahme solcher Details in das Anschreiben dazu, dass der Empfänger die gleichen Informationen wiederholt lesen muss, was sich negativ auf den Bewertungsprozess auswirken könnte.
Eines der wichtigsten Dinge, die Sie beim Verfassen eines Bewerbungsanschreibens beachten sollten, ist, es kurz zu halten. Ein Textkörper von drei bis vier kurzen Absätzen ist ausreichend. Wenn Sie diese Art von Limit für sich selbst festlegen, stellen Sie sicher, dass Sie den gesamten Text auf einer einzigen Seite halten, und vermeiden so den Fehler, zusammen mit dem Hauptdokument einen Mini-Vorschlag zu senden.
Die Eröffnung des Bewerbungsanschreibens sollte kurz sein. Verwenden Sie den ersten Absatz, um dem Empfänger dafür zu danken, dass er Ihnen die Teilnahme am Angebotsverfahren ermöglicht hat. Es ist auch angebracht, ein Kompliment an die Struktur des Request for Proposal (RFP) zu machen, die Ihnen als Richtlinien für das Angebot und den Einreichungsprozess zur Verfügung gestellt wurde. In der Regel ist dies in drei bis vier Sätzen möglich, ohne den Dank zu übertreiben.
Ihr nächster Absatz kann etwas Persönliches enthalten, das aber dennoch professionell ist. Wenn das Angebot einem bestehenden Kunden unterbreitet wird, ist es angebracht zu erwähnen, wie sehr Sie in der Vergangenheit mit dem Kunden zusammengearbeitet haben. In Fällen, in denen der Vorschlag an ein Unternehmen geht, mit dem Sie noch nie Geschäfte gemacht haben, konzentrieren Sie sich auf die Arbeitsbeziehung, die durch Telefongespräche, E-Mails und alle anderen Kontakte hergestellt wurde, die Sie mit Ihrem Hauptansprechpartner hatten während der Angebotserstellung. Dies kann dazu beitragen, dass der Brief nicht zu trocken wird und trotzdem der Fehler vermieden wird, zu persönlich zu werden.
Geben Sie zum Abschluss Ihres Bewerbungsanschreibens Ihre Erwartungen für die Zukunft an. Dazu kann gehören, dass Sie sich darauf freuen, das Geschäft zu verdienen und eine lange Zusammenarbeit mit dem neuen Kunden zu genießen. Dieser Absatz sollte das Vertrauen in die Qualität der von Ihnen angebotenen Waren oder Dienstleistungen demonstrieren, aber keine Verleumdungen auf Ihre Konkurrenten werfen. Konzentrieren Sie sich darauf, wie viel Gutes Sie dem Kunden tun können, und nicht darauf, wie viel besser Sie als alle anderen sind.
Schreiben Sie niemals Ihr Bewerbungsanschreiben, bis das Angebot selbst abgeschlossen ist. Dies liegt daran, dass Sie möglicherweise ein oder zwei letzte Minuten der Interaktion mit dem Empfänger haben, die den Ton und den Inhalt Ihres Briefes beeinflussen. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass der Aufbau Ihres Briefes Ihrem Wissen über die Unternehmenskultur des Empfängers entspricht und wählen Sie Ihre Worte entsprechend. Diesen Faktor im Hinterkopf zu behalten ist eine subtile Möglichkeit, Ihren Respekt für die Art und Weise auszudrücken, wie sie Geschäfte machen, ohne mit den Komplimenten herablassend oder übermäßig ausdrucksstark zu wirken.