Ein Ernennungsschreiben ist ein Dokument, das ein Arbeitgeber einem neuen Arbeitnehmer aushändigt. Konkret informiert ein Ernennungsschreiben einen Bewerber, dass er oder sie auf eine bestimmte Position berufen wurde. Inhalt des Anschreibens sind Themen im Zusammenhang mit der Ernennung, wie zum Beispiel ein Eintrittsdatum und das angebotene Gehalt. Auch Leistungen wie Versicherungen und Urlaubstage werden in einem Terminschreiben besprochen. Andere Arbeitnehmer, wie Freiwillige oder Praktikanten, können ebenfalls ein Ernennungsschreiben erhalten, nachdem sie sich bei einer Organisation um eine Stelle beworben haben.
Bei der Einstellung von Mitarbeitern prüfen Arbeitgeber in der Regel mehrere Bewerber, bevor sie eine endgültige Entscheidung über die Einstellung treffen. Sobald diese Entscheidung getroffen wurde, kontaktiert ein Arbeitgeber einen ausgewählten Bewerber, um ein Beschäftigungsangebot zu unterbreiten. Während Neueinstellungen oft telefonisch über die Entscheidung des Arbeitgebers informiert werden, erhalten viele stattdessen ein Anschreiben mit allen Details zur Position. In vielen Fällen geht ein Telefonanruf einem offiziellen Schreiben voraus, wobei letzteres als eher offizielle oder förmliche Benachrichtigung gilt.
Solche Schreiben werden auf Voll- und Teilzeitbeschäftigte sowie bei der Einstellung von Zeitarbeitskräften durch ein Unternehmen ausgedehnt. Die meisten Ernennungsschreiben unterscheiden sich im genauen Wortlaut, bieten jedoch alle eine offizielle Stellenausschreibung. Professionelle Briefe werden auf dem Briefkopf des Unternehmens erstellt und enthalten den vollständigen Namen des neuen Mitarbeiters. In einem Anstellungsschreiben werden das Gehalt sowie die Zahlungstermine und etwaige Leistungen im Rahmen des Anstellungsvertrags ausdrücklich genannt. Während es der Arbeitgeber ist, der das Ernennungsschreiben an einen Bewerber weitergibt, ist es die Geschäftspolitik einiger Arbeitgeber, den Ernennungsbeamten nicht zu berücksichtigen, bis der Empfänger das Schreiben unterzeichnet, datiert und zurücksendet, selbst wenn bereits eine mündliche Zusage vorliegt.
In einigen Fällen kann ein Berufungsschreiben auch auf Praktikanten oder Freiwillige ausgedehnt werden, die sich auf eine bestimmte Stelle beworben haben. Ein Freiwilliger, der sich beispielsweise für ein Mentoring-Programm bewirbt, das von einer NGO oder einer gemeinnützigen Einrichtung unterstützt wird, erhält möglicherweise ein Ernennungsschreiben, nachdem er einen Antrag eingereicht hat und sich einem Auswahlverfahren durch die Mitarbeiter dieser Einrichtung unterzogen hat. In einem solchen Fall enthält ein Ernennungsschreiben Informationen über die Freiwilligenstelle, wie die Anzahl der monatlich erforderlichen Stunden und die Regeln dieses Programms. Wie bei einem solchen Geschäftsbrief würde ein Freiwilliger den Brief unterschreiben und datieren, bevor er ihn zurückschickt, wenn die Stelle angenommen wird.