Die Kilometerpauschale kann auf zwei Arten definiert werden. Einer bezieht sich auf das Autoleasing, bei dem die Leute eine Freistellung oder ein Limit von Meilen haben, die sie während der Laufzeit des Leasings zurücklegen können. Wenn sie diesen Betrag überschreiten, zahlen sie bei Beendigung des Mietverhältnisses eine Gebühr pro Meile für alle überschüssigen Meilen. Die zweite Definition bezieht sich eher auf die Finanzen. Es gibt verschiedene Arten von Steuerabzügen für bestimmte Arten von Reisen, z. B. für geschäftliche Zwecke, Arbeit für eine Wohltätigkeitsorganisation, medizinische Reisen oder für Umzüge, und die Art der Abzüge hängt von der Region ab.
Beim Thema Autoleasing raten Verbraucherexperten den Kunden, die Kilometerpauschale anhand der eigenen Nutzungsgewohnheiten sorgfältig zu bewerten. Wie bei vielen anderen Aspekten des Autokaufs und -leasings kann der anfänglich angebotene Betrag verhandelbar sein. Obwohl die zusätzliche Gebühr von etwa 10 US-Dollar (USD) bis 15 US-Dollar pro Meile nicht viel erscheint, kann sie sich schnell zu erheblichen Beträgen summieren. Personen, die häufig Auto fahren, sollten daran arbeiten, eine höhere Kilometerpauschale auszuhandeln, die die Fahrgewohnheiten realistischer widerspiegelt, damit ihnen am Ende eines Leasingvertrags keine höheren Gebühren angezeigt werden.
Die andere Form der Kilometerpauschale erfordert eine ähnliche Detailgenauigkeit. Damit Steuerzahler diese Abzüge optimal nutzen können, müssen sie die verschiedenen Arten von Reisen, die in Frage kommen, genau verfolgen. Gute Aufzeichnungen können dazu beitragen, unerwünschte Audits zu vermeiden. Die meisten Finanzexperten empfehlen, ein Fahrtenbuch zu führen, das Informationen über die Art der Reise, die Adressen von Start- und Zielort sowie den Kilometerstand bei Start und Ziel der Reise enthält. Ein separates Buch oder ein Abschnitt des Buches könnte verwendet werden, wenn zwei oder mehr Fahrzeuge ausgetauscht werden.
Für jede beanspruchte Meile gibt es einen bestimmten Abzugsbetrag oder eine Kilometerpauschale, die in Anspruch genommen werden kann, und verschiedene Arten von Reisen werden auf unterschiedlichen Ebenen abgezogen. Geschäftsreisen in Ländern wie den USA bieten einen Abzug von etwa 50 USD pro Meile. Für medizinische und bewegende Reisen wird ein Freibetrag von 165 USD pro Meile und für Wohltätigkeitsreisen 14 USD pro Meile gewährt. Dies sind die Abzüge ab 2010, und sie können sich jedes Jahr ändern. Die Freibeträge für 2010 sind eine Verringerung der früheren Abzugsbeträge.
Je nach Region kann es andere Arten von Kilometergeldabzügen geben. Es ist möglich, dass Fahrten zu Bildungseinrichtungen als Teil anderer Abzüge berücksichtigt werden. Steuerpflichtigen wird immer empfohlen, ihre verfügbaren Gutschriften oder Abzüge herauszufinden, und dies kann durch sorgfältiges Lesen einer Steuernummer, durch Steuerberatungsdienste oder mit Hilfe von Wirtschaftsprüfern oder Steueranwälten erfolgen. Angesichts der Komplexität der Abzüge für große Reisekosten wird oft empfohlen, einen Buchhalter oder Anwalt zu haben, der bei der Vorbereitung einer Rücksendung helfen kann.