Ein Angebot ist in der Regel ein Instrument, um einen Kunden zum Kauf eines Produkts zu bewegen oder um Finanzierung und Unterstützung für ein neues Projekt oder Programm zu erhalten. Die Vorschläge werden in den meisten Branchen, von amerikanischen Unternehmen bis hin zu Hochschulen, in vielen Formen verwendet. Es gibt informelle und formelle Vorschläge sowie erbetene und unaufgeforderte Vorschläge. Unabhängig von der Art soll ein Vorschlag normalerweise den Leser über ein Problem oder einen Bedarf informieren, eine Lösung anbieten und einen breiten Überblick darüber geben, wie die vorgeschlagene Lösung funktioniert und wie viel sie kosten wird.
Informelle Vorschläge können recht kurz sein und als Folgemaßnahme zu einer Geschäfts- oder Mitarbeiterversammlung verwendet werden. Sie wiederholen normalerweise, was in der Besprechung gelernt oder aufgedeckt wurde, und listen eine Preisübersicht oder eine detaillierte Beschreibung der Lösung auf. Formelle Vorschläge enthalten in der Regel Anschreiben, Recherchen und Zahlen oder Diagramme, umrissene Details aller wichtigen Phasen, Zeitpläne, organisatorische Aufgaben und eine Kostenaufschlüsselung aller Komponenten. Sie haben in der Regel auch eine Beschreibung der Dienstleistungen des vorschlagenden Unternehmens oder der Person, einen Lebenslauf, eine Liste vergangener Projekte und alles andere, was die Qualifikation nachweisen würde.
Ein angeforderter Vorschlag ist in der Regel eine Antwort auf eine Angebotsanfrage (RFP). Unabhängig davon, ob es sich um ein Unternehmen handelt, das eine Dienstleistung benötigt, oder eine Abteilung, die ein neues Programm hinzufügt, sind solche Anfragen in der Regel recht häufig und erfordern ein schriftliches Dokument, um ein Angebot abzugeben oder eine Idee für ein Projekt einzureichen. Sie reagieren in der Regel auf das identifizierte Problem oder die angeforderten Kundenspezifikationen mit Preisinformationen, einer spezifischen Beschreibung der Lösung, einem umrissenen Plan, wie sie erreicht werden soll und was sie zur besten Lösung macht. Diese Arten von Vorschlägen müssen im Allgemeinen wettbewerbsfähig sein, da es viele Einreichungen mit unterschiedlichen Lösungen geben kann.
Unaufgeforderte Angebote werden normalerweise verwendet, um das Interesse potenzieller Kunden zu wecken, indem sie die Dienstleistung oder das Produkt eines Unternehmens skizzieren. Sie können auch als eine Form der Einführung verwendet werden oder als Möglichkeit, sich dem potenziellen Kunden zu präsentieren. Sie sind in der Regel ohne viele Details, da sie oft mit wenig Wissen über die spezifischen Bedürfnisse oder Probleme des Kunden erstellt werden.
Das Verfassen eines Angebots ist normalerweise ein wichtiger Schritt in den meisten Geschäftsprozessen. Es folgt normalerweise einem gemeinsamen Format mit einer Einführung, die das Problem umreißt, einem Hauptteil, in dem die Lösung beschrieben wird, und einer Schlussfolgerung, die die Vorteile und die nächsten Schritte hervorhebt. Die formelleren Typen haben in der Regel Anschreiben und unterteilen die mittleren Abschnitte in Abschnitte mit Leistungsbeschreibungen, vollständige detaillierte Budgets, Arbeitsabläufe und Zeitpläne sowie Recherchen mit Kostenanalyse, Methodik und Bewertungsprozessen.