Die Vorteile eines digitalen Ablagesystems sind zahlreich und umfassen geringere Kosten für das Unternehmen, Vorteile für die Umwelt und eine einfachere Sortierung und Auffindbarkeit sowie das Verschieben von Dokumenten. Der anfängliche Prozess der Einrichtung eines digitalen Ablagesystems kann etwas schwieriger sein, aber viele Büros stellen fest, dass ein papierloses oder sogar ein halb papierloses Büro für das Unternehmen im Laufe der Zeit von Vorteil ist. Ein weiterer Vorteil eines solchen digitalen Ablagesystems besteht darin, dass das Büro in einer kleineren Umgebung arbeiten kann, da nicht viel Platz für die Ablage von Dokumenten in einem Papierablagesystem benötigt wird.
Ein digitales Ablagesystem, bei dem Papierdokumente entweder in einen Computer eingescannt oder erst am Computer erstellt werden, lässt sich in vielen unterschiedlichen Büroumgebungen etablieren. Dokumente können bei Bedarf ausgedruckt werden, beispielsweise zum Versenden an einen Kunden, ansonsten können die Büromitarbeiter jedoch ohne Papierverschwendung auf die Dokumente am Computer zugreifen. Die Reduzierung des Papier- und Druckerverbrauchs kann dem Unternehmen viel Geld sparen. Außerdem ist es viel vorteilhafter für die Umwelt; Auch wenn ein Büro den Großteil seines Papiers recycelt, belastet die Papierherstellung immer noch die Umwelt.
Die Speicherung eines digitalen Ablagesystems erfolgt vollständig auf Festplatten. Auf diese Weise können Tausende von Dokumenten auf kleinem Raum gespeichert werden, was wertvollen Büroraum spart. Festplatten nehmen weiter an Speichergröße zu, während ihre physische Größe abnimmt, was ein weiterer Vorteil ist. Darüber hinaus können Dokumentenkopien aus Sicherheitsgründen auf zahlreichen anderen Festplatten an separaten Orten gesichert und durch den Einsatz von Tools wie Passwörtern und Verschlüsselung sicherer gemacht werden. Das Suchen und Aufrufen von Dokumenten wird viel einfacher.
Die Suche auf einer Festplatte dauert in der Regel nur wenige Minuten. Auf das Dokument kann dann leicht zugegriffen und nach Bedarf geändert, per E-Mail gesendet oder gedruckt werden. Einige Unternehmen stellen fest, dass sie nicht vollständig papierlos arbeiten können, aber selbst eine Reduzierung des Papierverbrauchs, z. B. die Verwendung eines digitalen Ablagesystems zum Speichern neuerer Dokumente, kann einen Unterschied machen. Büros, die ein digitales Ablagesystem implementieren möchten, benötigen zusätzliche Tools wie Scanner, und die Konvertierung von Dokumenten in digitale Formulare kann eine beträchtliche Zeit in Anspruch nehmen, aber sobald das System eingerichtet ist, wird es relativ einfach zu warten.