Ein Zahlungsbuch ist eine Art von Buchhaltungsdatensatz, mit dem Zahlungen verfolgt werden können, die für bestimmte Zwecke ausgezahlt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein solches Ledger für ein Projekt oder eine Veranstaltung erstellt wird, wodurch es sehr einfach ist, alle Ausgaben und Auszahlungen im Zusammenhang mit dieser bestimmten Aktivität zu verfolgen. Abhängig von der Art der Veranstaltung oder des Projekts kann das Hauptbuch als Mittel zur Dokumentation der in das Projekt eingegangenen Mittel sowie der Mittel, die zur Verwaltung der mit der Aktivität verbundenen Ausgaben ausgezahlt werden, dienen.
Als grundlegender Ansatz in der Buchhaltung betrachtet, konzentriert sich ein Zahlungs-Ledger normalerweise auf den Eingang von Zahlungen im Zusammenhang mit einer bestimmten Aktivität. Wenn beispielsweise die Schüler einer bestimmten Klasse Schokoriegel verkaufen, um Geld für ein Projekt zu sammeln, besteht eine gute Chance, dass ein Hauptbuch für die Dauer der Aktivität geführt wird. Das im Hauptbuch enthaltene Detail enthält oft den Namen des Käufers, die Anzahl der gekauften Einheiten, den für den Kauf gesammelten Gesamtbetrag und normalerweise sogar die Lieferadresse des Käufers.
Andere Beispiele für das Zahlungsbuch können andere Arten von Daten umfassen. Informationen wie Rechnungsbetrag und -nummer, die Zahlungsweise, die zur Begleichung der Rechnung verwendet wird, und sogar das Datum, an dem die Zahlung erfolgt, können in den Details enthalten sein. In Situationen, in denen anteilige Akontozahlungen eingehen, werden dieser Betrag und das Zahlungsdatum wahrscheinlich auch in die Ledger-Details aufgenommen. Wie bei den meisten Arten von Buchhaltungsunterlagen besteht der Zweck des Hauptbuchs darin, genaue und prägnante Informationen über die Finanztransaktionen bereitzustellen, so dass eine dauerhafte Historie der Ereignisse vorliegt, ohne dass Fragen dazu gestellt werden, was passiert ist und wann diese Ereignisse stattfanden.
Die Komplexität des Zahlungsbuchs hängt häufig sowohl von allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen als auch von Richtlinien ab, die bei der Erstellung und Ausführung des Projekts im Zusammenhang mit der im Hauptbuch erfassten Aktivität befolgt werden. Dies bedeutet, dass ein Zahlungsbuch, das geführt wird, um die Aktivitäten im Zusammenhang mit einem Fundraising-Projekt eines örtlichen Gotteshauses zu verfolgen, im Vergleich zu dem Buch eines multinationalen Unternehmens, das eine Operation an einem neuen Ort aufnimmt, etwas vereinfacht sein kann. Solange die Details akkurat sind und mit Begleitdokumenten überprüft werden können und alle für die Art der Aktivität erforderlichen Standards erfüllen, kann das Ledger ein sehr hilfreiches Mittel sein, um die mit dem Aufwand verbundenen Transaktionen zu verfolgen.