Ein Settlement Statement ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufschlüsselung aller Kosten enthält, die mit dem erfolgreichen Abschluss einer Transaktion verbunden sind. In den Vereinigten Staaten und einer Reihe anderer Länder bezieht sich der Begriff am häufigsten auf eine Erklärung, die alle mit dem Verkauf einer Immobilie verbundenen Kosten dokumentiert. Die Idee besteht darin, sowohl dem Käufer als auch dem Verkäufer klar zu machen, welche Art von Kosten im Verlauf der Transaktion anfallen, und sicherzustellen, dass keine Verwirrung darüber besteht, welche Partei für die einzelnen Kosten verantwortlich ist. In der Regel wird der Zugang zum Abrechnungsauszug spätestens einen vollen Geschäftstag vor der endgültigen Abwicklung der Transaktion gewährt.
In den Vereinigten Staaten wird ein spezielles Format für die Abrechnungserklärung vom Bundesministerium für Wohnungswesen und Stadtentwicklung (HUD) bereitgestellt. Das Dokument ist als HUD-1 bekannt und hilft, die Informationen einheitlich zu organisieren und sicherzustellen, dass bei der Erstellung der Erklärung kein wesentliches Detail übersehen wird. Das Formular verlangt neben der Auflistung der spezifischen Ausgaben auch die Angabe des Kaufpreises und der Hypothek, mit der der Käufer die Immobilie erwirbt.
Die Erstellung einer Abrechnung kann von dem Kreditgeber übernommen werden, der die Finanzierung des Immobilienkaufs bereitstellt, oder von einem Makler oder Finanzfachmann, der den Treuhandprozess beaufsichtigt. Es ist nicht ungewöhnlich, dass der Makler, der den Kauf arrangiert, sicherstellt, dass das Formular korrekt ist und bei der richtigen Agentur eingereicht wird. In Situationen, in denen Einzelpersonen Immobilien ohne die Unterstützung eines Maklers verkaufen, können die örtlichen Büros der Immobilien- und Finanzbehörden dabei helfen, das richtige Formular zu beschaffen und das Formular mit den richtigen Daten auszufüllen.
Viele Gerichtsbarkeiten verlangen eine Art Vergleichserklärung als Mittel zum Schutz der Interessen sowohl des Käufers als auch des Verkäufers. Das Formular hilft, die Möglichkeit der Einbeziehung von fragwürdigen, illegalen oder für die Transaktion nicht relevanten Gebühren auszuschließen. Gleichzeitig minimiert die Einreichung und Überprüfung dieser Art von Formularen auch die Wahrscheinlichkeit, dass jede Art von Schmiergeldern in den Gesamtkosten der Transaktion begraben wird. Durch die Schaffung von Mitteln für die vollständige Offenlegung ist die Wahrscheinlichkeit einer Fehlkommunikation zwischen Käufer und Verkäufer darüber, welche Informationen während der Verhandlungsphase weitergegeben wurden und welche nicht, erheblich geringer.