Beim formellen Schreiben von Briefen ist es üblich, einen Begrüßungsgruß, den man als Anrede bezeichnet, einzufügen. In einem Standard-Geschäftsbrief steht er in der Regel zwei Zeilen unter der Empfängeradresse, falls eine enthalten ist. Andernfalls beginnt die Begrüßung rechts oben im Brief. Eine angemessene Anrede für einen formellen Brief beginnt in der Regel mit dem Wort Dear, gefolgt von Titel und Name des Empfängers des Briefes: „Sehr geehrter Herr Smith“ oder „Sehr geehrter Herr Professor Jones“, zum Beispiel.
Einige geschäftliche oder formelle Briefe lassen das Wort „Sehr geehrte Damen und Herren“ ganz weg und beginnen nur mit dem Namen des Empfängers. Es kann ein Komma, ein Semikolon oder sogar ein Bindestrich folgen. Es geht darum, sicherzustellen, dass der richtige Empfänger die Nachricht erhält und den Gesamtton des Briefes festzulegen. Einige moderne Briefschreiber verzichten möglicherweise ganz auf die Begrüßung, insbesondere wenn elektronische Kommunikation mit begrenzter Kapazität verwendet wird.
Ein formloser Brief kann eine formlose Anrede enthalten, wie zum Beispiel hallo, hey, hey there, oder was ist los? E-Mail-Korrespondenz kann besonders informell sein, wobei die erste Nachricht des Absenders einen formelleren Gruß wie „Hallo Mr. Jones“ enthält und bei nachfolgenden Antworten ganz wegfällt.
Einige Autoren, die den spezifischen Namen oder Titel ihres beabsichtigten Empfängers nicht kennen, verwenden möglicherweise eine allgemeinere Anrede wie „An wen es betrifft“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“, obwohl Experten für Geschäftsetiketten dringend empfehlen, sich vorher spezifische Kontaktinformationen einzuholen auf eine so allgemeine Begrüßung zurückgreifen. Sogar eine allgemeine Begrüßung wie „Sehr geehrter Kundendienstmitarbeiter“ kann als Verbesserung gegenüber „An wen es betrifft“ angesehen werden.
Eine angemessene Anrede sollte dem Bekanntheitsgrad zwischen Absender und Empfänger entsprechen. Ein formeller Brief an den Präsidenten der Vereinigten Staaten sollte beispielsweise mit „Dear Mr. President“ beginnen, nicht mit „Hello Barack“ oder „Hey Prez“. Es gibt Nachschlagewerke, die die richtigen Grüße für Würdenträger, politische Führer, Prominente, religiöse Persönlichkeiten und andere Fachleute enthalten, daher sollte ein Briefschreiber sicher sein, den richtigen Gruß für den richtigen Anlass zu verwenden.
Auch der Eröffnungsgruss eines Geschäftsbriefes sollte dem Ton und der Formalität des Schlusswortes entsprechen. Das traditionelle „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ mag in einem modernen Geschäftsbrief ein wenig schwerfällig oder veraltet klingen, aber eine solche Schlusszeile trägt dazu bei, die Nachricht zu personalisieren. Das Beenden eines Beschwerdeschreibens mit „Respektvoll“ kann dem Prozess ein Gefühl der Höflichkeit wiederherstellen, während das Beenden eines Anschreibens mit „Warten auf Ihre rechtzeitige Antwort“ Interesse und Initiative demonstriert.
Die Verwendung einer formellen Anrede mag in vielen modernen Kommunikationen nicht so wichtig sein, aber sie hilft dem Empfänger, den Rest des Briefes zu erleichtern und den Ton entweder formell oder informell zu bestimmen.