Eine Firmenbestellung (PO) ist ein Dokument, das von einem Unternehmen an einen Lieferanten von Produkten oder Dienstleistungen gesendet wird. Darin steht genau, was gekauft wird und zu welchem Preis. Nachdem der Verkäufer die Bestellung erhalten und akzeptiert hat, fungiert sie als Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Verkäufer. Unternehmensbestellungen machen zwischen beiden Parteien klar, was erwartet wird und wie viel es kosten wird.
Bestellungen gehen über reine Bestellmethoden hinaus. In den meisten Unternehmen ist die Bestellung der erste Schritt in einem Buchhaltungsprozess. Die Erteilung einer Bestellung erfolgt in der Regel durch die Buchhaltung und erstellt den Kreditorensatz. Es erstellt auch ein Tracking-Gerät für ausstehende Bestellungen. In Unternehmen, die monatlich Hunderte oder Tausende von Einkäufen tätigen, wird dies zu einem unverzichtbaren Tracking-Mechanismus.
Aus Sicht des Lieferanten bietet eine Unternehmensbestellung Klarheit und einen Abrechnungsmechanismus. Der Eingang einer Firmenbestellung gibt dem Verkäufer nicht nur einen schriftlichen Vertrag mit dem Käufer, sondern ist auch der erste Schritt zur Erstellung eines Debitorenpfads. Diese Bestellungen sind wichtig, wenn Sie versuchen, eine Finanzierung oder einen Geschäftskredit zu erhalten, da der Verkäufer dokumentiert, wie viel Geld in das Unternehmen fließt und wann es erwartet wird.
Typische Elemente einer Firmenbestellung sind das Datum; eine Bestellnummer; Name, Adresse und Telefondaten beider Parteien; und eine Beschreibung der Waren und Dienstleistungen mit Preisangaben und Gesamtsummen. Sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer wird die Bestellnummer zum Hauptverfolgungsmechanismus für alle zwischen beiden aufgegebenen Bestellungen.
Eine Variante der Firmenbestellung ist ein Dauerauftrag, der eine Bestellung über einen bestimmten Zeitraum erstellt. Dies ermöglicht Mengenrabatte für Produkte oder Dienstleistungen, die nicht auf einmal geliefert werden müssen. Diese Arten von Bestellungen beziehen sich in der Regel auf Produkte oder Dienstleistungen, die im Laufe eines Jahres regelmäßig geliefert werden. Beispielsweise könnte ein Auftrag für die monatliche Lieferung von Papiervorräten oder die vierteljährliche Wartung einer Klimaanlage erteilt werden.
Für kleinere Unternehmen mag das Erstellen eines Bestellprozesses übertrieben erscheinen, aber nachdem er ordnungsgemäß ausgeführt wurde, spart er Zeit und Geld. Es gibt Käufern und Verkäufern eine Bestellnummer, die die Verfolgung von Bestellungen erleichtert. Es erstellt auch ein Rechtsdokument zwischen beiden Parteien, das dem Käufer den ausgehandelten Preis garantiert und dem Verkäufer ein Dokument gibt, das ihn rechtlich zu den geschuldeten Mitteln berechtigt.