Ein Verwaltungsdatensatz ist jede Art von Dokument, das sich auf die Art und Weise bezieht, wie eine Organisation verwaltet oder geführt wird. Fachleute führen Verwaltungsaufzeichnungen, damit sie einen Überblick über Vorgänge, Besprechungen, Kunden und Finanzen haben. In einigen Fällen kann aus rechtlichen Gründen eine Verwaltungsakte erforderlich sein. Diese Dokumente werden häufig elektronisch gespeichert. Wenn jedoch offizielle Verwaltungsunterlagen erforderlich sind, können Fachleute Dokumente auf Papier drucken, das mit einem Wasserzeichen oder einem Siegel versehen ist, um zu zeigen, dass es sich um autorisierte Unterlagen handelt.
Ein Geschäftsleiter kann einen Verwaltungsdatensatz verwenden, um finanzielle Entscheidungen zu treffen. Wenn er oder sie beispielsweise plant, wie viel Budget für ein bestimmtes Projekt vorgesehen ist, kann er oder sie auf Datensätze zugreifen, um zu erfahren, wie viel in der Vergangenheit ausgegeben wurde. Finanzverwaltungsunterlagen können auch in Prüfprozessen verwendet werden, die intern zu Finanzplanungszwecken oder extern von Aufsichtsbehörden durchgeführt werden.
Es ist auch üblich, dass zum Zwecke des Facility Managements ein Verwaltungsprotokoll geführt wird. In Szenarien, in denen ein Manager Einrichtungen beaufsichtigen muss, um sicherzustellen, dass sie den Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften entsprechen, können Aufzeichnungen hilfreich sein, um nachzuweisen, dass er oder sie die erforderlichen Vorkehrungen getroffen hat. Wenn sich in einer Einrichtung ein Unfall ereignet, kann ein Manager die erforderlichen Verwaltungsunterlagen vorlegen, um nachzuweisen, dass er für Schäden oder Körperverletzungen nicht verantwortlich ist.
Eine Verwaltungsakte kann unglaublich wichtig sein, wenn es darum geht, einen Vertrag zu befolgen. Wird einer Person vertragswidriges Verhalten vorgeworfen, können rechtliche Schritte eingeleitet werden. In diesem Fall können Verwaltungsakten verwendet werden, um die Unschuld oder Schuld einer Person zu beweisen.
Verwaltungsunterlagen werden häufig verwendet, wenn einem Unternehmen oder einer Behörde vorgeworfen wird, die Umwelt, die öffentliche Gesundheit oder Sicherheit zu beeinträchtigen. In diesen Fällen kann ein Richter verlangen, dass eine Organisation ihre Verwaltungsakte vorlegt. Ein Datensatz kann in diesem Szenario eine Papierspur sein, die Rechtsbeamten hilft, die Schritte einer Organisation zu verstehen. Anhand dieser Dokumente können Richter feststellen, ob sich eine Organisation böswillig oder willkürlich verhalten hat.
Eine Verwaltungsakte kann von jedem Fachmann in einer Organisation geführt werden, der Zugang zu Informationen über Managemententscheidungen hat. In einigen Fällen können Manager und Führungskräfte Assistenten einstellen, die Aufzeichnungen über Besprechungen und durchgeführte Aktionen führen. Auch digital erfasste Arbeiten wie Finanztransaktionen und Dateneingaben können in einer Verwaltungsakte verwendet werden.