Telekommunikation bezieht sich auf jede Art von Kommunikation, die die Übertragung von Informationen über große Entfernungen ermöglicht. Einige Beispiele für Telekommunikation sind Telefondienste, das Internet, Videokonferenzen und sogar Telegrafen. In der Geschäftswelt wird Telekommunikation verwendet, um mit Kollegen, Mitarbeitern und Kunden zu kommunizieren. Telekommunikationskostenmanagement bezeichnet die Analyse und Optimierung von Aufwendungen im Zusammenhang mit der Telekommunikation. Fachleute, die sich mit dieser Praxis befassen, konzentrieren sich in der Regel auf die Kosten verschiedener Dienste, die Kosten für den Kauf und die Wartung von Hardware und anderen Telekommunikationsgeräten und die Prüfung von Telekommunikationsrechnungen.
In vielen Fällen haben Unternehmen, die Telekommunikationsdienste nutzen, die Wahl zwischen einer Reihe verschiedener Dienstanbieter. Einige Anbieter bieten Dienste für Telefon, Internet und andere verwandte Funktionen an. Telekommunikationskostenmanagement kann die Preisgestaltung verschiedener Dienste im Hinblick auf die Erschwinglichkeit sowie den Vergleich des Niveaus der Qualität und Zuverlässigkeit des Dienstes umfassen. Beispielsweise kann ein Service Provider niedrige monatliche Gebühren für die Internetverbindung anbieten, aber wenn eine Verbindung langsam ist oder ausfällt, kann dies zu Gewinnverlusten für das Kundengeschäft führen, was den Einsatz eines Service Providers weniger kosteneffizient machen würde .
Das Telekommunikationskostenmanagement kann sich auch auf die Kosten für den Kauf und die Wartung relevanter Hardware und Geräte konzentrieren. Diese Geräte können Gegenstände wie Computer, Telefone, Faxgeräte und andere Geräte oder Zubehörteile sein, die bei Telekommunikationsvorgängen eine Rolle spielen. Ein Fachmann, der Kostenmanagement in Bezug auf diese physischen Komponenten praktiziert, könnte den anfänglichen Kaufpreis im Vergleich zur Qualität der Produkte und den Kosten für Reparatur und Teile analysieren. Wie beim Telekommunikationskostenmanagement im Zusammenhang mit Dienstleistern kann ein billig gekaufter Artikel langfristig mehr kosten, wenn er kaputt geht und viel Arbeit erfordert, was zu erhöhten Reparaturkosten und möglichen Gewinnverlusten führt.
Auditing kann ein weiterer wichtiger Faktor im Telekommunikationskostenmanagement sein. Dies kann der Prozess der Bewertung sein, wie Gelder für Ausgaben verteilt werden und wie Inventar verwendet wird. Die Prüfung des Telekommunikationskostenmanagements wird häufig als Möglichkeit für Unternehmen und andere Organisationen verwendet, ein höheres Maß an Transparenz bei der Zahlungsweise für ihre Telekommunikationsdienste zu erreichen. Fachleute in größeren Unternehmen und Firmen mit vielen Ausrüstungsgegenständen und einer Reihe von verschiedenen Standorten und Einrichtungen können oft feststellen, dass es schwierig ist, ein klares Verständnis davon zu gewinnen, wie Ausgaben und Telekommunikationsdienste und -ausrüstungen verwendet werden. Eine wirksame Prüfung kann Möglichkeiten zur Kostensenkung aufdecken und Möglichkeiten zur Optimierung von Telekommunikationsdiensten eröffnen.