Eine Rechnung erfordert mehrere Teile, um korrekt und professionell zu sein. Zunächst sollte das Wort „Rechnung“ groß gedruckt am oberen, mittleren Teil des Papiers platziert werden.
Darunter und auf der linken Seite sollten der Name und die Kontaktinformationen des Unternehmens oder der Person aufgeführt werden, die in Rechnung gestellt wird. Dazu gehört die Postanschrift, wenn die Rechnung per Post verschickt werden soll. Wird das Dokument jedoch für eine freiberufliche Tätigkeit erstellt, ist eine Postanschrift möglicherweise nicht erforderlich oder gar bekannt. In diesem Fall sollten die E-Mail-Adresse oder andere relevante Kontaktinformationen aufgeführt werden.
Unterhalb des Namens und der Kontaktinformationen der Person oder des Unternehmens, denen die Rechnung gestellt wird, sollte die Rechnung den Namen und die Kontaktinformationen des Unternehmens enthalten, das die Rechnung stellt. Dadurch wird sichergestellt, dass der Kunde oder Kunde über die notwendigen Informationen verfügt, um die Zahlung zu senden. Auch hier, wenn die Arbeit als freiberufliche Tätigkeit ausgeführt wird und die Zahlung online abgewickelt wird, sollten die Online-Zahlungsinformationen in diesem Teil enthalten sein.
Die Rechnung sollte auch Informationen enthalten, die erklären, wofür die Rechnung bestimmt ist. Wenn es sich beispielsweise um Produkte handelt, sollte es eine Liste der Artikel enthalten, die der Kunde gekauft hat. Bezieht sich die Rechnung auf Dienstleistungen, sollte das Dokument die erbrachten Dienstleistungen und zu welchen Bedingungen aufführen.
Handelte es sich bei den Leistungen um ein Projekt und war der Zahlungsbetrag ein vorab vereinbartes Pauschalhonorar, sollte dies auf der Rechnung aufgeführt werden. Handelt es sich hingegen um ein Stundenhonorar, ist die Anzahl der abgerechneten Stunden anzugeben. Es kann auch von Vorteil sein, die Daten anzugeben, an denen Dienstleistungen erbracht wurden. Unten sollte der Gesamtbetrag für die Dienstleistungen oder Produkte aufgeführt werden. Dieser Teil sollte deutlich als fälliger Gesamtbetrag gekennzeichnet werden, um Verwechslungen zu vermeiden.
Um den Überblick über Rechnungen zu erleichtern und dem Kunden oder Kunden zu helfen, den Überblick über seine Zahlungen zu behalten, sollte das Dokument auch eine Nummer enthalten. Diese Nummer sollte sich in der oberen rechten Ecke befinden. Neben dieser Nummer ist auch das Versanddatum der Rechnung anzugeben.