Transkriptionen von Strafverfolgungsbehörden gibt es in drei Haupttypen: solche, die aus Telefonprotokollen erstellt wurden; solche aus polizeilichen Erinnerungen und Notizen; und diejenigen, die festhalten, was bei Verhaftungen, Aussagen und Verhören gesagt wurde. Die überwiegende Mehrheit des Polizei- und anderen Strafverfolgungspersonals ist nicht an Schreibtischen stationiert. Ihre Arbeit ist vor Ort, aber eine genaue Dokumentation ihrer Handlungen und Aussagen ist für die Strafverfolgung oft unerlässlich und hilft den Abteilungen, Akten über Verdächtige, Zeugen und Opfer zu erstellen. Die Transkription von Strafverfolgungsbehörden erfolgt normalerweise in einem Büro durch einen ausgebildeten Polizeischreiber. Ein Teil der Arbeit kann auch an einen unabhängigen Transkriptionisten für Strafverfolgungsbehörden ausgelagert werden, jedoch nicht so häufig.
Transkriptionen von Telefonanrufen gehören zu den am häufigsten verwendeten. Wenn Menschen eine Notfall-Hotline anrufen – 911 in den USA und Kanada, 112 in weiten Teilen Europas und 000 in Australien, um nur einige zu nennen – werden die daraus resultierenden Gespräche im Allgemeinen aufgezeichnet. Diese Aufzeichnungen werden digital gespeichert, müssen jedoch in der Regel auf Papier transkribiert werden, um ordnungsgemäß abgelegt zu werden. Die Gesetze an den meisten Orten verlangen von den Polizeibehörden, schriftliche Transkriptionen aller Notruf-Hotlines aufzubewahren.
Eine Transkription der Strafverfolgungsbehörden ist auch ein wichtiger Bestandteil der meisten Festnahmen und Strafanzeigen. Polizeibeamte zeichnen in der Regel Verhaftungsprotokolle auf, indem sie ihre Heimatbasis über Funk aufzeichnen. Diese Funkkommunikationen werden erfasst und dann zur Verarbeitung in Strafverfolgungspapiere an einen Transkriptionisten gesendet.
Bei Zeugenaussagen und Vernehmungen von Verdächtigen ist das Verfahren ähnlich. Die Polizei bringt normalerweise Leute zur Vernehmung auf die Wache, und der Inhalt dessen, was gesagt wurde und von wem, muss normalerweise aus Gründen der Genauigkeit aufgezeichnet werden. Es kann jedoch ablenkend sein, dass Mitarbeiter des Transkriptionsdienstes während der Befragung oder der Aufnahme von Aussagen im Raum sind. Die Verfahren werden in der Regel entweder gefilmt oder aufgezeichnet, was das Ausgangsmaterial für die spätere Transkription der Strafverfolgungsbehörden liefert.
Die Transkription von Strafverfolgungsbehörden ist aus einer Reihe von Gründen wichtig. Erstens bietet es Polizeibeamten eine komprimierte Möglichkeit, einen Fall vollständig zu betrachten. Dies hilft ihnen oft, genaue Polizeiberichte zu schreiben und kann ihnen auch helfen, sich an Ereignisse und Ereignisse neu zu erinnern.
Transkripte haben auch strafrechtliche Bedeutung. Schriftliche Transkripte, keine digitalen Aufzeichnungen, werden in die Gerichtsakten aufgenommen. Das Führen von Aufzeichnungen in schriftlicher Form bietet Anwälten und anderen Prozessteilnehmern eine einfache Möglichkeit, schnell nach bestimmten Schlüsselfakten zu suchen, die das Durchsuchen zahlreicher Aufzeichnungen einfach nicht ermöglichen würde.
Die meisten Polizeiangelegenheiten sind unglaublich sensibel, sowohl aus Datenschutz- als auch aus Sicht der öffentlichen Sicherheit. Daraus folgt, dass viele der Informationen, die transkribiert werden müssen, vertraulich sind und nur von zertifizierten oder anderweitig geprüften Fachleuten verarbeitet werden können. Viele Polizeibehörden stellen einen professionellen Transkriptionisten für Strafverfolgungsbehörden ein, der vor Ort arbeitet und sich um alle Transkriptionsanforderungen der Strafverfolgungsbehörden kümmert. Einige Transkriptionsdienste der Strafverfolgungsbehörden werden ausgelagert, aber dies ist selten und wird normalerweise nur für Dateien durchgeführt, die entweder redigiert werden können oder nicht sensibel sind.