Gehaltsabrechnungen werden in der Regel einem Gehaltsscheck beigefügt, in denen die geleisteten Stunden, der Gehaltssatz und alle Einbehalte zusammengefasst sind. Sie sind nützlich, um sicherzustellen, dass der Gehaltsscheck korrekt berechnet wurde und um Einkommen und Abzüge zu verfolgen. Obwohl Gehaltsabrechnungen von jedem Unternehmen unterschiedlich aussehen können, sollten sie die gleichen grundlegenden Informationen enthalten. Es sollte genau widerspiegeln, wie viel vom Gehaltsscheck einbehalten wird und warum. Typische Einbehaltungen umfassen Zahlungen von staatlichen und bundesstaatlichen Steuern, Zahlungen für Medicare und Sozialversicherungen (in den USA) sowie Beiträge zu Versicherungsplänen oder Gesundheitssparkonten.
Gehaltsabrechnungen können auch verfügbare Krankheits- oder Urlaubsgelder melden, was wertvoll ist, da der Mitarbeiter die verfügbare persönliche oder kranke Zeit verfolgen kann. Sie enthalten in der Regel auch ein Protokoll über die Höhe des Einkommens seit Jahresbeginn und können sogar Dinge wie die in einem Unternehmen gearbeitete Zeit oder die innerhalb eines Jahres geleisteten Stunden angeben. Eine Gehaltsabrechnung zeigt auch den Beitrag eines Mitarbeiters zu einem Rentenplan, die entsprechenden Beiträge des Arbeitgebers, Beiträge zum Gesundheitssparkonto und Abzüge für Versicherungsprämien an.
Aufgrund der Tatsache, dass Gehaltsabrechnungen so wichtige Informationen über Status, Gehalt und Abzüge eines Mitarbeiters enthalten, stellt sich oft eine Frage: Wie lange sollten sie aufbewahrt werden?
In den meisten Fällen sollten Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden, bis eine jährliche Steuererklärung eingereicht wird. Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern zwar bis zum 31. Januar eine Jahresabschlusserklärung aushändigen, es ist jedoch sinnvoll, Gehaltsabrechnungen zu führen, um die Beträge auf Genauigkeit zu vergleichen. Die meisten Experten empfehlen, die Steuerunterlagen sieben Jahre lang aufzubewahren.
Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Gehaltsabrechnungen durch Schreddern ordnungsgemäß entsorgt werden, da sie leicht dazu verwendet werden können, wichtige persönliche Informationen zu stehlen, einschließlich Dinge wie Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum.
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