Es gibt verschiedene Arten von Aufgaben, die eine Empfangsdame-Software ausführen kann. Es kann helfen, Nachrichten zu organisieren, Mitarbeiter zu verfolgen und eingehende Anrufe zu verwalten. Es gibt auch Software-Suiten, die es einem Benutzer ermöglichen, mehrere dieser Funktionen in ein Paket zu integrieren, und Programme, die Rezeptionsfunktionen für bestimmte Branchen verwalten.
Eine der einfachsten Arten von Empfangssoftware sind Programme, die Nachrichten organisieren und die Verfügbarkeit von Mitarbeitern verfolgen. Diese Programme ermöglichen es den Empfangsmitarbeitern, alle eingehenden Nachrichten, einschließlich des Zeitpunkts der Zustellung beim Empfänger, elektronisch zu erfassen. Sie können auch über Kalenderfunktionen verfügen, die aktuelle Informationen über den Standort der Mitarbeiter bereitstellen und den Empfangsmitarbeitern ermöglichen, Termine für andere zu vereinbaren. Einige Programme lassen sich auch mit anderen Funktionen wie E-Mail integrieren, um die Fähigkeit zur Nachrichtenübermittlung zu erhöhen.
Es gibt auch Arten von Empfangssoftware, die verwendet werden, um die Telefonnutzung in Unternehmen zu verfolgen und zu unterstützen, in denen ein hohes Anrufaufkommen besteht. Diese Produkte bestehen normalerweise aus einem Bildschirm, auf dem Informationen zu Anrufen und den Tools zu deren Tätigung angezeigt werden. Zu den Informationen können die aktuelle Nummer, Anrufe in der Warteschlange und grundlegende Kundeninformationen gehören. Zu den Tools kann alles gehören, was beim Tätigen eines Anrufs hilfreich sein kann, z. B. eine Tastatur, die Funktion zum Halten und Auflegen und die Anruferidentifizierung (ID).
Empfangssoftware, die einem Benutzer hilft, einen Anruf zu tätigen, kann auch Funktionen für andere Leitungen ausführen. Es kann überprüfen, ob eine bestimmte Leitung frei ist, und den Anruf automatisch weiterleiten oder an die Voicemail senden. Diese Fähigkeit kann je nach Größe und Komplexität der Organisation einen oder mehrere Standorte umfassen. Einige Produkte ermöglichen auch Multi-Line-Funktionalität, wie z. B. das Einrichten und Moderieren von Konferenzgesprächen.
Einige Arten von Rezeptionssoftware wurden entwickelt, um die Herausforderungen einer bestimmten Branche zu bewältigen. So gibt es beispielsweise Produkte für die Medizinbranche, die über Funktionen für die Bearbeitung von Patientenunterlagen, das Versenden von Terminerinnerungen und die Verwaltung von Selbstbedienungsoptionen für Patienten verfügen. Funktionen wie diese sollen einige der sich am häufigsten wiederholenden Aspekte der Empfangsarbeit in einem bestimmten Bereich automatisieren.
Was auch immer ihre Funktion ist, die meisten Rezeptionisten-Software verfügt über eine grafische Benutzeroberfläche (GUI). Dadurch werden oft alle verfügbaren Tools auf einem Bildschirm angezeigt. Wie es angeordnet ist und wie viele Funktionen es gibt, variiert stark zwischen den verschiedenen Produkten. Einige Arten von Software zeigen beispielsweise jeweils einen Anruf oder eine Nebenstelle an, während andere mehrere Nebenstellen und deren Status auf einem einzigen Bildschirm anzeigen.