Verschiedene Arten von Projektgemeinkosten fallen in viele der gleichen Kategorien wie normale Projektkosten. Sie können fest oder variabel, betriebs- oder kapitalbezogen sein und können Dinge wie Gehälter für Arbeiter, Miete, Material und Ausrüstung sowie alle anderen für das Projektmanagement typischen Ausgabenarten umfassen. Diese Ausgaben gehören zu dieser Kategorie, weil sie sich auf bestimmte Aspekte des zugrunde liegenden Vertrages beziehen.
Projekte werden als eigenständige Geschäftseinheiten mit eigenen Budgets, zugewiesenem Personal und zugewiesenen Ressourcen verwaltet. Um die Rentabilität eines Projekts zu bestimmen, sind Projektmanager damit beauftragt, Ausgaben zu identifizieren, die speziell für den Abschluss des Projekts anfallen. Diese Ausgaben sind an die Leistungen eines Projekts gebunden, die sich auf die spezifische Liste der zu erledigenden Aufgaben beziehen, damit das Projekt abgeschlossen und der Vertrag erfüllt wird.
In einer idealen Welt wäre jeder durch ein Projekt verursachte Aufwand an eine bestimmte Leistung gebunden. Die Realität greift jedoch häufig ein, und bestimmte Projektausgaben neigen dazu, verschiedene Ergebnisse zu überspannen oder auf alle gleichzeitig anzuwenden, ohne dass der größte Teil der Kosten einem Ergebnis gegenüber den anderen zugewiesen werden kann. Diese Arten von Dachkosten werden als Projektgemeinkosten bezeichnet.
Jede Art von Projektausgaben kann in diese Kategorie fallen, beispielsweise Gehälter für allgemeine Projektleiter. Diese Manager verbringen viel Zeit damit, das Projekt als Ganzes zu organisieren, und es kann unmöglich sein, Zeit zwischen den verschiedenen Leistungen aufzuteilen. Eine weitere gängige Kostenart ist die allgemeine Verwaltung, die das für die Projektabrechnung eingestellte Personal, die im Büro verwendeten Materialien, die allgemeine Sekretariatshilfe oder die Kosten für den Betrieb eines Hauptprojektbüros umfassen kann. Gemeinkosten können ein breites Spektrum an gewöhnlichen Ausgaben umfassen, wie z. B. eine Lagereinrichtung, die vom gesamten Projekt genutzt wird, oder Reisekosten für Projektmanager, um an Besprechungen teilzunehmen.
Es ist wichtig, zwischen dem Projekt-Overhead und dem allgemeinen allgemeinen und administrativen Overhead für das gesamte Unternehmen zu unterscheiden. Projektgemeinkosten sind in der Regel projektspezifisch. Das Unternehmen hat seine eigenen Gemeinkosten, die es als Prozentsatz der indirekten Kosten auf Kunden und Projekte umlegt. Auch wenn einige Kosten als Gemeinkosten des Projekts betrachtet werden, sind sie dennoch direkte Projektkosten. Einem Projektvertrag würde ein zusätzlicher Prozentsatz der indirekten Kosten zugewiesen, die aus der Verwaltung des gesamten Geschäfts entstehen.