Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument, aus dem hervorgeht, dass ein Mitarbeiter beabsichtigt, ein Unternehmen zu verlassen. Das Schreiben einer Kündigung wird in den meisten Jobs erwartet und ist auch ein Zeichen des Respekts. Auch wenn jemand im Gespräch mit einem Vorgesetzten mündlich ausscheidet, ist es dennoch ratsam, ein Kündigungsschreiben einzureichen. Das Schreiben des Briefes muss auch keine lästige Pflicht sein, denn Kündigungsschreiben sind von Natur aus kurz und prägnant.
Das Wichtigste beim Verfassen eines Kündigungsschreibens ist, dass das Schreiben positiv bleibt. Dies liegt daran, dass der Brief beim Unternehmen gespeichert bleibt und von einer Reihe verschiedener Personen eingesehen werden kann, die sich an den Ton des Briefes erinnern, wenn sie um ein Zeugnis über einen ehemaligen Mitarbeiter gebeten werden. Darüber hinaus kann ein positives Kündigungsschreiben dazu beitragen, dass ein Job eher positiv als sauer endet.
In einem Kündigungsschreiben sollte mindestens die Position angegeben werden, von der die Person zurücktritt, und das Datum, an dem die Kündigung wirksam wird. Mitarbeiter sollten ihre Mitarbeiterhandbücher konsultieren, um zu bestimmen, wie lange sie kündigen sollten, wobei zwei Wochen typisch sind. Bei einer Person in einer wichtigen Position, die einen Ausstieg plant, ist es üblich, mit Vorgesetzten und Mitarbeitern über den Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Kündigung zu sprechen, wobei das Datum im Brief keine Überraschung ist.
Während ein Kündigungsschreiben hier aufhören kann, fügen die meisten Menschen auch eine kurze Notiz hinzu, in der sie ihre Wertschätzung für ihre Zeit im Unternehmen ausdrücken und ihr Bedauern darüber ausdrücken, dass sie gehen mussten. Auch in Fällen, in denen die Menschen in bitteren Verhältnissen leben, sollten sie sich etwas Positives einfallen lassen können, auch wenn es eine Notlüge ist. „Ich habe gerne mit allen bei Unternehmen Y zusammengearbeitet“ oder „Unternehmen X hat es mir ermöglicht, mich an vielen interessanten und erfüllenden Projekten zu beteiligen“, drückt Wertschätzung aus, an die sich die Vorgesetzten erinnern werden.
Die Arbeitnehmer sind nicht verpflichtet, ihre Kündigungen zu begründen, obwohl einige Gründe wie Ortswechsel oder Berufswechsel angeben können. Mitarbeiter sollten bei der Formulierung dieser Offenlegungen vorsichtig sein, um sicherzustellen, dass sie die Jobs und Unternehmen, die sie verlassen, nicht verleumden. Zum Beispiel ist die Aussage „Ich ziehe für einen besseren Job nach Deutschland“ ein No-Go, aber „Ich ziehe nach Deutschland, um neue berufliche Aufstiegschancen zu verfolgen“ sagt im Wesentlichen dasselbe, auf eine viel höflichere und akzeptablere Weise .
Trotz der vielbeachteten und oft verbreiteten Gegenbeweise sollten Mitarbeiter Beschwerden mit einem Unternehmen nicht in einem Kündigungsschreiben auflisten. Diese Beschwerden sollten vor der Kündigung bei Vorgesetzten und anderen Mitgliedern des Unternehmens vorgebracht worden sein und sollten nicht in einem Kündigungsschreiben erwähnt oder diskutiert werden, da sie den insgesamt höflichen und positiven Ton beeinträchtigen können, der einen charakterisieren sollte formelle Kündigung.