Die Verbesserung des Arbeitsablaufs ist ein wichtiger Prozess, unabhängig davon, ob es sich um eine Einzelperson oder eine Organisation handelt. Ein verbesserter Workflow maximiert nachweislich die Effizienz, minimiert Zeit- und Ressourcenverschwendung und verbessert die Arbeitsmoral. Der Weg zur Verbesserung des Arbeitsablaufs kann so einfach sein wie das Identifizieren und Eliminieren von Zeitverschwendung oder so komplex wie die Untersuchung und Änderung des gesamten Prozesses und/oder die Automatisierung des gesamten Prozesses oder eines Teils davon. Unabhängig davon, wie groß oder klein der Auftrag oder Prozess ist, es lohnt sich, die Zeit und den Aufwand zu unternehmen, um Schritte zur Verbesserung des Workflows zu unternehmen.
Der erste Schritt zur Verbesserung des Workflows besteht darin, Verschwendung zu erkennen und zu beseitigen, und die größte Verschwendung von allen ist Zeit. Der moderne Arbeitsplatz ist an E-Mail, Instant Messaging und SMS gewöhnt und abhängig. Diese Kommunikationsmittel sollten Zeit sparen, können aber zu einer Überfülle an nutzlosen Informationen und Zeitverschwendung führen. Sie können den Arbeitsablauf einfach verbessern, indem Sie Instant Messaging und Textnachrichten eliminieren oder einschränken und angemessene Erwartungen an E-Mails setzen. Auf E-Mails zu reagieren, sobald sie eingehen, kann eine Zeitverschwendung sein. Wenn Sie mehrere Male am Tag festlegen, die dem Lesen und Beantworten von E-Mails gewidmet sind, verbessern Sie Ihren Workflow und Ihre Produktivität.
Diese Unterbrechungen sind nur einige von vielen, die den Arbeitsablauf stoppen können. Jeder Job oder Prozess wird mit einem angemessenen Zeitblock besser und weiter voranschreiten, anstatt zu versuchen, ihn in kleinen Schritten zu erledigen. Wenn Sie sich sogar 20 oder 30 Minuten Zeit nehmen, um sich einer einzelnen Aufgabe oder einem einzelnen Prozess zu widmen, können Sie große Fortschritte bei der Steigerung der Produktivität und der Verbesserung des Arbeitsablaufs erzielen. Die Konzentration auf eine bestimmte Aufgabe für einen relativ kurzen, aber ununterbrochenen Zeitraum kann eine der besten Methoden sein, um Ihren Arbeitsablauf zu verbessern.
Bei komplizierteren Verfahren und größeren Organisationen ist ein systematischerer Ansatz erforderlich, um den Arbeitsablauf zu verbessern. Diese Prozesse beinhalten das Aufteilen des Workflows in kleine, endliche Schritte und die Analyse der an jedem Schritt beteiligten Aufgaben. Die beiden wichtigsten Prinzipien, die dann jedem Schritt zugeordnet werden können, sind Verantwortung und Automatisierung. Eine einzelne Person oder Einheit muss für jeden Schritt vollständig verantwortlich sein, wodurch Fingerzeigen und Aufschieben vermieden werden.
Im nächsten Teil wird gefragt, ob ein Schritt automatisiert werden kann. Jeder Teil des Prozesses, der vollständig automatisiert werden kann und das Personal aus der Gleichung herausnimmt, ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung des Workflows. Nachdem jeder Schritt analysiert, Verantwortlichkeiten zugewiesen und die Arbeit nach Möglichkeit automatisiert wurde, wird der gesamte Workflow-Prozess erheblich verbessert.
Die Schritte zur Verbesserung des Arbeitsablaufs beinhalten hauptsächlich gesunden Menschenverstand und traditionelle Managementtechniken. Die Herausforderung besteht darin, den Workflow in überschaubare Schritte zu unterteilen und dann jeden der beteiligten Schritte zu verbessern. Auf diese Weise können Sie Verschwendung vermeiden, Zeit und Produktivität maximieren und den Arbeitsablauf verbessern.