Los certificados de nacimiento se consideran registros públicos en casi todos los países del mundo, lo que hace que realizar una búsqueda de certificados de nacimiento no sea más difícil que buscar registros de títulos de propiedad, registros de matrimonio o cualquier otro registro público. La clave está en saber dónde buscar. En países más pequeños, como muchos en Europa, los registros de nacimiento son administrados por una agencia nacional. En países más grandes como Estados Unidos y Canadá, sin embargo, los registros se mantienen a nivel estatal o, a veces, incluso a nivel de condado. Una búsqueda exitosa del certificado de nacimiento en estos países más grandes generalmente requiere un poco de investigación sobre dónde nació el sujeto del certificado de nacimiento.
La búsqueda del certificado de nacimiento es más fácil cuando se conoce mucha información sobre el tema. Cuando tenga el nombre del sujeto, el lugar de nacimiento y el año de nacimiento aproximado, su búsqueda estará bien encaminada. Todo lo que necesita hacer es ubicar la agencia gubernamental que tiene una copia del certificado de nacimiento y hacer una solicitud formal. Esto a veces requiere una pequeña tarifa.
La mayoría de las oficinas de registros vitales y las oficinas de registros públicos del gobierno mantienen sitios web que describen qué tipo de registros tienen, y muchos incluso ofrecen la posibilidad de realizar búsquedas en línea. También puede localizar la oficina correcta consultando una guía telefónica o llamando a la línea de ayuda de una agencia gubernamental en su comunidad. Los operadores deben poder dirigirlo a la oficina correspondiente.
Es importante recordar en todo esto que solo la oficina de registros vitales de la comunidad donde nació la persona tendrá copia del acta de nacimiento. Una búsqueda en el certificado de nacimiento de los registros que se guardan donde alguien vivió o murió generalmente no arrojará el certificado de nacimiento a menos que él también haya nacido allí. Si se ha puesto en contacto con la oficina de registros vitales y no ha encontrado ningún registro, deberá ampliar su búsqueda.
Lo mejor que puede hacer es compilar una lista de todos los lugares en los que cree que podría haber nacido el sujeto y recopilar todos los detalles que tenga sobre la persona, incluidos los nombres de los padres y los hermanos conocidos. Estos detalles pueden ayudar a reunir suficiente información para que una oficina de registros ayude a que la búsqueda de su certificado de nacimiento sea exitosa. Encontrar y ver un acta de nacimiento suele ser gratis, pero las agencias pueden cobrar tarifas por búsquedas más complicadas, así como por imprimir.
Las búsquedas de certificados de nacimiento se pueden realizar a cualquier persona para prácticamente cualquier propósito. La mayoría de las personas que realizan búsquedas de certificados de nacimiento lo hacen como parte de la investigación genealógica, para identificar a los antepasados y construir árboles genealógicos. La búsqueda del certificado de nacimiento también puede realizarse por motivos personales: para reemplazar un certificado de nacimiento perdido, para encontrar un certificado de nacimiento de un niño o para obtener una copia oficial de un certificado de nacimiento, ya sea por motivos de custodia personal o de empleo, por ejemplo. Un certificado de nacimiento puede establecer la ciudadanía en muchos países, pero nunca es en sí mismo un único medio de identificación. Para probar la identidad, una persona generalmente debe tener al menos una pieza de identificación con foto además de un certificado de nacimiento.