Muchas calificaciones de secretario legal son similares a las necesarias para otros puestos de secretaria. Esto incluye archivar, escribir al menos 40 palabras por minuto y la capacidad de usar software de procesamiento de texto. Él o ella también deben estar familiarizados con los diferentes tipos de documentos legales y cómo pueden fluir a través del sistema judicial; saber algo de terminología legal es esencial. Las buenas habilidades interpersonales y la capacidad de mantener la confidencialidad son calificaciones útiles, porque un secretario legal a menudo trata con una variedad de personas en circunstancias muy estresantes.
La redacción de correspondencia y el mantenimiento de los archivos del cliente son dos tareas comunes que realizan los secretarios legales, y muchas de las calificaciones de secretario legal a menudo son de naturaleza administrativa. Un abogado puede pedirle a un posible empleado que realice una prueba de mecanografía para demostrar que puede manejar la preparación de grandes volúmenes de material. Saber cómo utilizar el software de procesamiento de texto también es una parte esencial del trabajo. Un secretario legal también puede llevar libros de contabilidad, por lo que a veces también se requieren habilidades básicas de contabilidad y capacitación en bases de datos de hojas de cálculo.
Durante el entrenamiento de secretaria legal, se pone mucho énfasis en los documentos legales. Esto se debe a que este trabajador a menudo puede presentar, leer o preparar estos documentos en nombre del abogado. Él o ella también puede entregar documentos a los clientes o archivarlos con un secretario de la corte. Dado que es posible que el secretario no reciba una gran cantidad de instrucciones para hacerlo, una de las calificaciones del secretario legal podría ser saber para qué se utilizan estos documentos para que puedan archivarse o enviarse por correo según corresponda.
La ética legal determina en gran medida la relación entre un cliente y una firma de abogados. Muchas de las calificaciones de secretario legal están determinadas por las normas éticas locales y pueden incluir la capacidad de mantener la confidencialidad y evitar un conflicto de intereses. Otras habilidades pueden deberse a la naturaleza del trabajo legal, ya que los clientes generalmente solo ven a abogados cuando tienen problemas que no pueden resolver por sí mismos. Como resultado, un secretario legal debe tener buenas habilidades de relaciones públicas y la capacidad de mantener la calma cuando se trata de situaciones estresantes.
En muchas firmas de abogados, un secretario legal es la primera persona que un cliente encuentra cuando visita. Si esta persona es amigable y profesional, es más probable que la percepción del cliente del abogado sea positiva que si la secretaria no es amigable. Es posible que los clientes también necesiten hablar con la secretaria mientras el caso está en curso, lo que hace que sea muy importante que este trabajador esté dispuesto y pueda relacionarse con ellos.