Un formulario de denuncia de irregularidades se utiliza para denunciar acciones gubernamentales inapropiadas por parte de un empleador u otros empleados. Los empleados lo usan comúnmente para informar violaciones de las leyes regionales que presencian en el lugar de trabajo, y muchas jurisdicciones tienen leyes como la Ley de Protección de Denunciantes para protegerlos. El formulario a menudo no se usa para informar violaciones para las cuales existen otros recursos disponibles y más allá del alcance de las leyes de denuncia de irregularidades. Por ejemplo, un empleado no puede utilizar un formulario para denunciar la discriminación o el acoso del empleador. A menudo, esos problemas se abordan mediante la presentación de quejas ante la agencia reguladora correspondiente, que a menudo iniciará una investigación y celebrará audiencias administrativas.
La mayoría de las regiones tienen una ley de denuncia de irregularidades para proteger a los empleados de denunciar acciones gubernamentales inapropiadas. Las agencias gubernamentales ponen a disposición de los empleados un formulario genérico de denuncia de irregularidades a fin de cumplir con las leyes de denuncia de irregularidades. El denunciante tiene que proporcionar su información de contacto y la del empleado o gerente del gobierno acusado. El formulario también suele solicitar información detallada sobre las acciones, y hay espacios para que la persona que llena el formulario escriba información pertinente sobre la situación. Por ejemplo, una pregunta común que se hace en los formularios es: «¿Dónde tuvo lugar la acción incorrecta?»
Los denunciantes tienen que hacer una distinción entre asuntos de personal que no están protegidos por leyes de denuncia de irregularidades y acciones gubernamentales inapropiadas. Algunos ejemplos de acciones inapropiadas son el derroche de fondos públicos, la alteración de hallazgos científicos y las violaciones de leyes específicas. El formulario de denuncia de irregularidades se utiliza para informar sobre estos y otros actos similares. Un asunto de personal puede incluir acoso sexual, discriminación racial o reprimendas verbales inapropiadas. Existen formularios para denunciar esos comportamientos, pero las personas a menudo no pueden utilizar el formulario de denuncia de irregularidades en esos casos.
Los empleadores tienen prohibido tomar represalias contra los empleados que llenan y envían un formulario de denuncia de irregularidades. Algunos actos de represalia incluyen despedir o degradar a la empleada, discriminarla y amenazarla. Los empleadores que lo hagan infringen las leyes de denuncia de irregularidades y pueden ser responsables de los daños. El formulario también puede requerir los nombres de los testigos para confirmar las acusaciones, y esos testigos a menudo están protegidos de represalias por parte del empleador.
Un empleado que no se sienta cómodo completando un formulario solo puede, en algunas regiones, obtener la ayuda de un abogado para completarlo en su nombre. Por ejemplo, un formulario de denuncia de irregularidades puede requerir documentos de respaldo e información detallada que puede ser intimidante para un empleado que solo quiere denunciar violaciones. El empleado tiene que dar fe de las acusaciones que está denunciando, pero el abogado puede enviar el formulario por ella.