Un número de expediente es un código de identificación único que se utiliza para un caso legal. Cuando el caso ingresa al sistema legal, el secretario del tribunal donde se radica le asignará un número de expediente, y el número seguirá el caso a medida que avanza por los tribunales. Cada sistema judicial tiene su propio método para generar números de expediente y los casos de diferentes tribunales pueden tener números de diferentes longitudes, con diferentes inclusiones, incluidos códigos alfanuméricos. Las personas familiarizadas con el sistema judicial pueden identificar el tribunal donde se presentó un caso simplemente mirando su número de expediente.
La mayoría de los tribunales utilizan un sistema de codificación para generar números de expediente, incorporando información sobre el caso en el propio número. Con números y letras, el tribunal puede indicar cuándo se presentó el caso, anotar la ubicación del tribunal donde se presentó y proporcionar información sobre la naturaleza del caso. El caso también puede incluir códigos como «crim». o «civ». para indicar si se trata de un caso penal o civil. Junto con los distintos identificadores utilizados para brindar información sobre el caso, se asigna un número único para diferenciarlo de otros casos de similar tipo presentados al mismo tiempo.
Todo el papeleo del caso está sellado con el número de expediente. Los abogados involucrados en el caso deben saber el número para poder buscar materiales relacionados con el caso. Cuando se elabora el horario de la corte, se hará referencia a este número en el horario, y los informes sobre el caso ingresados en el registro de la corte también tomarán nota del número de expediente. Las personas que deseen citar el caso en el futuro también suelen utilizar este número para evitar confusiones con casos con nombres similares.
Las bases de datos legales en línea proporcionadas a los abogados generalmente tienen una opción de referencia por número de expediente, lo que permite a las personas ingresar un número y obtener todos los materiales relacionados con el caso. Del mismo modo, los registros de archivo en los juzgados y otras instalaciones legales utilizan estos números como identificadores para encontrar casos. Si alguien no conoce el número de expediente, un secretario de la corte o un archivero puede ayudarlo a encontrarlo con el fin de extraer los registros del caso.
Los casos también pueden ser referidos por las partes involucradas, como en “Smith v Jones”, y algunos casos reciben apodos que pueden ser familiares para el público, como el juicio Scopes Monkey en los Estados Unidos.