Se utilizan dos criterios diferentes para describir un periódico registrado. En el primer sentido, un periódico de registro es un periódico que publica avisos públicos, información que puede ser de interés para una comunidad, como los resultados de una votación del ayuntamiento y avisos legales. En el segundo sentido, se considera que un periódico de registro es una publicación con altos estándares de periodismo, que publica información vital, importante e interesante. Según la primera definición, muchos periódicos, incluido el prestigioso New York Times, no son periódicos de registro, aunque son reconocidos por la calidad de su periodismo. De hecho, el Times en particular se ha pronunciado sobre el tema, pidiendo a la gente que no se refiera a él como un «periódico oficial».
Las definiciones contradictorias de un periódico de registro ilustran los cambios que están experimentando los medios de comunicación. Antes del acceso generalizado a las comunicaciones instantáneas, muchos periódicos sentían que tenían el deber público de publicar información que las personas podrían tener problemas para encontrar en otros lugares, incluso si esa información no era particularmente interesante o si solo se refería a un pequeño segmento de la comunidad. Un periódico oficial puede publicar los resultados de las elecciones extranjeras, por ejemplo, para asegurarse de que ingresen al registro público, en el entendido de que esta sección del periódico podría no ser considerada fascinante por todos los lectores.
Además, muchos países exigen que los avisos legales, como las intenciones de cambiar la propiedad de una empresa, se publiquen públicamente, para garantizar que todas las partes interesadas tengan acceso a esta información. Un periódico de registro publicaría esta información, asegurando así que se distribuyera e ingresara en los registros. Esta práctica es extremadamente valiosa para los genealogistas e historiadores, que pueden leer minuciosamente copias antiguas de periódicos para obtener información sobre las personas que estudian.
Muchos periódicos comunitarios de todo el mundo todavía pueden considerarse periódicos tradicionales de registro, que brindan información sobre las próximas reuniones del gobierno de la ciudad, los resultados deportivos de los equipos escolares locales, entre otras cosas. A veces, estos periódicos también publican un compendio de noticias regionales que creen que podrían ser de interés para sus lectores, y se reserva una sección separada con el fin de publicar avisos legales.
Los principales periódicos, sin embargo, han abandonado su papel de «periódicos de registro», asumiendo correctamente que sus lectores pueden obtener dicha información de otras fuentes, como Internet. En cambio, estas publicaciones se han centrado más en el periodismo de vanguardia, informando historias que otros periódicos no cubren. Algunas personas insisten en llamar a estas publicaciones «periódicos de registro», cuando la descripción más precisa podría ser «periódico de nota». Algunos ejemplos bien conocidos de este tipo de publicaciones de todo el mundo incluyen: The Australian, The Mail and Guardian (Sudáfrica), The Irish Times, The Daily Telegraph (Londres), The Toronto Star (Canadá), The Hindustan Times (India ), The New York Times, The Wall Street Journal, The Standard (Hong Kong), The Guardian (Londres), The Washington Post, Al Akhbar (Líbano), De Morgen (Bruselas), Le Monde (Francia), Die Welt ( Alemania) y The Aftenposten (Noruega), entre muchos otros.