El período de retención de un documento es el período de tiempo en el que el documento debe almacenarse después de que ya no se use porque es posible que sea necesario hacer referencia a él en algún momento en el futuro. El período de retención es un término que se asocia con mayor frecuencia con los documentos contables y fiscales, aunque también se requiere que los abogados retengan los archivos de los clientes durante un período de tiempo después de que finaliza la representación. Quizás el ejemplo más notable de un período de retención legal se encuentra en la Ley Sarbanes-Oxley, que es una legislación antifraude promulgada en los Estados Unidos en 2002, que requiere que los documentos relacionados con las auditorías se retengan durante siete años. Los períodos de retención requeridos varían no solo de una industria a otra, sino que también varían entre jurisdicciones.
Las razones detrás de cualquier período de retención en particular dependen de las reglas de la industria en particular, pero generalmente están orientadas a garantizar la capacidad de hacer referencia a los documentos en algún momento en el futuro. El período de tiempo estipulado debe cubrir todo el período de tiempo en el que será necesaria la posibilidad de tener que hacer referencia a los documentos. Las razones para hacer referencia a los documentos pueden ser con fines de auditoría fiscal, fines de enjuiciamiento o por razones generales por las que es probable que se haga referencia al documento durante un cierto período de tiempo.
En los Estados Unidos, por ejemplo, los documentos de ingresos personales, que incluyen cualquier recibo u otra evidencia de las deducciones que se realizaron, generalmente deben conservarse durante tres años después de la presentación, ya que ese suele ser el período de tiempo en que se puede auditar la declaración de impuestos personales de una persona. Los abogados generalmente deben mantener todos los archivos de los clientes en buen estado durante seis o siete años después de que finalice la representación. Esto se debe a que ese es el plazo máximo de prescripción, el período de tiempo después de un evento por el cual alguien puede presentar una demanda que surja de ese evento, para casi todas las demandas posibles. Los documentos constitutivos de una empresa tienen un período de retención indefinido ya que son necesarios mientras la empresa esté en funcionamiento.
La Legislatura de los Estados Unidos promulgó la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 en respuesta a varios casos de fraude de valores en empresas que causaron graves daños a los inversores. Sarbanes-Oxley instituyó varios procedimientos regulatorios para que las empresas los sigan con el fin de proteger a los inversores del fraude por parte de quienes dirigen la empresa. Una de las disposiciones más notables de Sarbanes-Oxley fue la institución de un período de retención de siete años para cualquier documento relevante para auditorías de estados financieros.