Un contrato de catering es un formulario firmado entre una parte contratante y una empresa que presta servicios de catering. Por lo general, incluye información detallada sobre qué alimentos y bebidas se servirán, así como la hora del evento y durante cuánto tiempo estarán disponibles los alimentos y bebidas. Por lo general, también se especifican acuerdos monetarios.
Ambas partes suelen trabajar juntas para redactar el contrato. Muchos contratos son redactados por una parte y firmados por otra, mientras que un contrato de catering es en gran medida un acuerdo conjunto del proveedor para proporcionar un evento o reunión con los servicios solicitados. En el contrato se especifican detalles de la función, como el tipo de evento, el lugar, la fecha, la hora y otra información relevante.
El contrato a menudo incluirá información detallada sobre lo que se servirá, desde aperitivos y un plato principal hasta sopas, ensaladas y postres. También especificará si la comida se servirá sentado o estilo buffet, e indicará si el proveedor proporcionará bandejas de comida circulando entre la multitud.
La empresa de catering puede o no proporcionar alcohol y bebidas para el evento, así como comida. A menudo se especifican las solicitudes de bebidas específicas, junto con la cantidad de botellas, latas o contenedores. Además, puede haber otras tarifas de mezcla o taponado que se cobrarán, y la empresa puede o no proporcionar un barman. Si el proveedor no proporciona las bebidas, esto también puede indicarse en el contrato de catering.
Más que la comida, el contrato de catering también incluirá los gastos que la fiesta que realiza el evento se compromete a pagar; esto suele ser por cabeza. El costo de algunos artículos frescos fluctuará, y muchos proveedores de catering permitirán a sus clientes indicar un precio máximo a pagar con una solicitud para consultar si el precio supera ese valor. A cambio, el proveedor de servicios de catering suele contar con un recuento general, si no exacto, de cuántas personas serán atendidas. Dependiendo del tipo de catering, puede haber información sobre el servicio de mesa que se brindará, así como los cubiertos, platos, manteles y otros artículos físicos que se proporcionarán.
Un contrato de catering generalmente tendrá la inclusión de algún estándar de información vital, independientemente de cómo se vea el resto del contrato. Generalmente se incluye información de cancelación, indicando cuánto tiempo antes del evento el contratante tiene que cancelar el contrato y en qué sanciones incurrirá, así como la última fecha en que se pueden realizar cambios en cualquier parte del servicio de comidas y bebidas. Muchas empresas de catering requerirán un depósito, con información que indique claramente lo que aún se debe y cuánto tiempo tiene la parte contratante para pagar el saldo. Muchos contratos de catering también tienen una cláusula incorporada que establece lo que sucederá con la comida y bebida adicionales, además de especificar qué se hará si el evento dura más de lo previsto o si asisten más invitados.