Un sistema de gestión de flotas del Sistema de Posicionamiento Global (GPS) es una red que permite rastrear los vehículos en una flota vía satélite y con los resultados disponibles para los supervisores de la compañía en tiempo real. Cada vehículo tiene un dispositivo, a veces denominado «caja negra», que recibe señales de los satélites GPS para determinar la ubicación; luego transmite los datos de forma inalámbrica a través de Internet, donde el personal de gestión de la flota puede verlos. Además de los datos de ubicación, la mayoría de los tipos de variantes del sistema de gestión de flotas GPS son capaces de realizar un seguimiento de una variedad de otra información del vehículo, incluida la velocidad, el consumo de combustible y el ralentí del motor. Esta información puede permitir a los administradores de flotas maximizar el uso de cada vehículo.
El objetivo principal de un sistema de gestión de flota GPS es ayudar a los propietarios o gerentes de una flota a realizar un seguimiento de dónde están sus vehículos y qué están haciendo. Se puede usar en cualquier tipo de vehículo; Los ejemplos incluyen transporte público como autobuses, servicios de entrega o taxis. Un sistema de gestión de flota GPS también es muy útil en la operación de servicios de emergencia, como la policía, bomberos o ambulancias, para permitir a los despachadores determinar qué vehículos están más cerca de la ubicación de un incidente y pueden responder más rápido.
Cada vehículo rastreado con un sistema de gestión de flota GPS tiene un dispositivo colocado en su interior capaz de actuar como receptor y transmisor. El dispositivo recibe datos de los satélites GPS para determinar la ubicación del vehículo. Actuando como un módem inalámbrico, el dispositivo también transmite estos datos junto con información adicional en redes celulares. La información se procesa en una ubicación central y se publica en Internet para acceder. Este proceso ocurre en cuestión de segundos para que los datos estén disponibles para los gerentes de flota en «tiempo real».
Junto con la ubicación del vehículo, el sistema de gestión de flota GPS también puede monitorear y transmitir otra información, incluida la velocidad a la que viaja el vehículo, el consumo de combustible, la cantidad de tiempo en ralentí o apagado, y cuándo se arranca el motor. Los gerentes de la flota pueden analizar estos datos para evaluar el uso de cada vehículo y garantizar que cada uno se opere correctamente y obtenga el máximo ingreso. También puede hacer un seguimiento de los empleados mientras están en el reloj y evitar la operación no autorizada de los vehículos de la flota. Algunos sistemas también pueden rastrear información mecánica sobre el rendimiento de un vehículo; Esto puede determinar cuándo se deben programar el mantenimiento y las reparaciones, reduciendo así el tiempo de inactividad del vehículo.