Un sistema de gestión de la información es un sistema amplio que incorpora grandes cantidades de información en una organización. Los elementos de datos se ingresan en una variedad de sistemas en toda la organización. La gestión de la información es responsable de reunir todos estos elementos de datos en un sistema cohesivo. Dependiendo del tamaño de la organización, este sistema puede atravesar muchas plataformas y aplicaciones de software, o todas pueden estar alojadas en la misma computadora.
Las organizaciones recopilan grandes cantidades de datos a diario. Para acceder y utilizar toda esta información, la organización necesita un sistema de información bien planificado y administrado. La fuente o formato de los datos es irrelevante. Todos los datos deben ingresar al sistema para que la organización pueda usarlos.
Los datos deben gestionarse a lo largo de su ciclo de vida. Los documentos en papel, los archivos de documentos electrónicos, el audio, el video y los datos específicos de la aplicación deben capturarse y almacenarse correctamente. Las leyes y regulaciones imponen requisitos sobre cómo una organización debe almacenar, usar y archivar los datos. Estas leyes y regulaciones varían según el tipo de información recopilada.
Las personas con experiencia en una variedad de disciplinas trabajan juntas para desarrollar un sistema de gestión de la información. Los analistas comerciales y los abogados trabajan para definir los requisitos comerciales y legales de una determinada necesidad comercial. Luego, esta información se envía a los especialistas en bases de datos y a los especialistas en información para determinar cómo se almacenarán los datos en un sistema. En última instancia, los programadores y otros expertos técnicos trabajan para desarrollar el software utilizado para almacenar esta información.
Cada necesidad empresarial y de datos de una organización debe abordarse en alguna forma de sistema de gestión de la información. Muchos de estos sistemas se desarrollan dentro de una organización, debido a las necesidades únicas de dicha organización. Las aplicaciones de software comerciales pueden obtener una licencia de una organización para satisfacer muchas de sus necesidades de gestión de datos; sin embargo, estos sistemas separados deben integrarse para que se comuniquen entre sí. Este proceso de integración puede ser completado dentro de la organización o por consultores externos.
Un sistema de gestión de la información contiene datos dispares. Estos datos se pueden recopilar mediante la entrada de datos por teclado, la recopilación del portal web o incluso los teléfonos móviles. Generalmente, hay ciertas etiquetas en estos elementos de datos que permiten a la organización extraer información a través del sistema en una consulta en particular. Esta capacidad es inherentemente importante para el éxito del sistema. Si el sistema no permite tal consulta, no es un sistema de gestión de información, sino más bien una colección de aplicaciones de software.