Una renuncia de responsabilidad por fax es una declaración en un fax que contiene información potencialmente sensible o confidencial, que indica que el fax está destinado al uso exclusivo del destinatario. Las exenciones de responsabilidad por fax se utilizan normalmente cuando las empresas o las personas necesitan enviar información confidencial por fax y quieren protegerse de la responsabilidad asociada con la información descarriada. En algunas regiones del mundo se utilizan exenciones de responsabilidad similares en las comunicaciones por correo electrónico y, en muchas empresas, se solicita a las personas que utilicen una exención de responsabilidad estandarizada desarrollada por asesores legales.
Hay varios elementos en una exención de responsabilidad por fax. La primera es una declaración sobre cómo se pretende que la información llegue a las manos de la persona a la que se dirige el fax y no para que la utilicen otras personas. El descargo de responsabilidad también contiene una cláusula sobre la confidencialidad de la información y dice que la información no debe distribuirse ni compartirse por ningún medio. Además, una exención de responsabilidad de fax generalmente pide a los destinatarios que se comuniquen con el remitente si se envía un fax por error.
Las personas que reciben faxes por accidente cuando no son los destinatarios previstos deben comunicarse con el remitente utilizando la información del descargo de responsabilidad del fax para evitar recibir futuros faxes por error y para que el remitente sepa que el fax nunca llegó al destino previsto. Si bien muchas máquinas de fax imprimen confirmaciones, la confirmación no dice quién recibió el fax, solo que la información se transmitió correctamente. Una llamada telefónica alertará a las personas y les permitirá verificar el número de fax que tienen en el archivo y reenviarlo a la persona correcta.
Alguien que reciba un fax por error idealmente debería destruirlo, si una oficina tiene una trituradora, para evitar una violación de la confidencialidad. La eliminación del incinerador también es apropiada. Si bien el papel simplemente se puede tirar en el reciclaje, existe la posibilidad de que alguien no autorizado para ver la información tome el fax. Dependiendo del contenido del fax, esto podría suponer un problema para el remitente y el destinatario.
Por lo general, las exenciones de responsabilidad del fax se imprimen en la portada del fax, con el objetivo de alertar a las personas sobre el hecho de que no deben mirar el fax si no son los destinatarios previstos. También se pueden utilizar como pies de página en páginas individuales del fax. Si bien una exención de responsabilidad por fax no crea una relación legal, se espera mantener la confidencialidad de la información por cortesía común y las personas que usan información de faxes confidenciales pueden encontrar cuestionada la validez de ese uso si una situación termina en un tribunal.