Le processus d’ajout d’une clause de non-responsabilité à un e-mail est assez simple, mais la question de la formulation correcte de cette clause de non-responsabilité nécessite un peu de réflexion et de planification, et il est également important de s’assurer que le texte de la clause de non-responsabilité est différencié du corps de l’e-mail. La plupart des systèmes de messagerie permettent aux utilisateurs d’ajouter une signature standard à tous leurs e-mails. Certaines personnes l’utilisent pour éviter de ressaisir leurs coordonnées à chaque fois qu’elles envoient une missive électronique. C’est dans cette section que l’on peut ajouter une clause de non-responsabilité qui sera envoyée en bas de tous ses e-mails. Alternativement, on peut ajouter manuellement une clause de non-responsabilité aux e-mails selon les besoins, soit en créant le texte de la clause de non-responsabilité dans le corps de l’e-mail, soit en le collant à partir d’une autre source.
Il existe un certain nombre de façons de s’assurer que les personnes recevant des e-mails contenant des clauses de non-responsabilité peuvent facilement faire la distinction entre le corps de l’e-mail et le texte de la clause de non-responsabilité. Certaines personnes utilisent des signes de ponctuation tels qu’une série de tirets ou de points pour créer une coupure visuelle entre l’e-mail et la clause de non-responsabilité. Une autre façon de rendre le texte de la clause de non-responsabilité différent du texte de l’e-mail consiste à utiliser différentes tailles de police, styles de police et couleurs de police. Si le texte d’un e-mail est noir en police Times New Roman 12 points, le texte de la clause de non-responsabilité peut être bleu en police Courier New dix points.
Les entreprises qui demandent aux travailleurs d’ajouter une clause de non-responsabilité à tous les e-mails fournissent généralement le texte de la clause de non-responsabilité. Ceux qui souhaitent ajouter une clause de non-responsabilité qui ne leur est pas fournie doivent d’abord considérer les protections qu’ils espèrent tirer de la clause de non-responsabilité. Ensuite, ils peuvent travailler pour créer un texte concis, tout en leur offrant les protections dont ils ont besoin.
Dans certains cas, il peut être nécessaire de consulter un avocat afin d’ajouter une clause de non-responsabilité qui répond à des besoins uniques. Il existe un certain nombre de clauses de non-responsabilité standard par e-mail qui peuvent être empruntées pour une protection de base de la confidentialité. Ceux-ci sont facilement disponibles en ligne. Si quelque chose de plus complexe est nécessaire, il peut être nécessaire de consulter un avocat. Un professionnel du droit sera en mesure d’aider à créer le bon langage pour aider à sécuriser les protections nécessaires.