La recherche du fournisseur correct et le plus rentable pour les matières premières peut être effectuée par l’intermédiaire d’un importateur spécialisé ou en obtenant des informations auprès d’une commission du commerce extérieur ou d’un consulat. Lorsqu’un fournisseur étranger est identifié, l’entreprise souhaitant importer des matières premières peut faire examiner des échantillons et accepter les termes d’un contrat. Les dispositions du contrat et le mode de paiement des marchandises doivent être clairs pour les deux parties. Lorsque les matières premières arrivent au port d’entrée, les formalités douanières doivent être effectuées et les droits d’importation acquittés. L’importateur doit s’assurer que toutes les exonérations de droits de douane ou dispositions de report disponibles sont demandées, si cela est approprié.
Une entreprise qui a besoin d’importer des matières premières peut trouver des informations sur les producteurs dans les publications émises par les commissions commerciales ou consulter les sites Web des commissions. Des informations sur d’éventuelles restrictions au commerce avec certains pays – y compris les licences, les réglementations et les barrières commerciales – peuvent être obtenues auprès des bureaux consulaires étrangers. Lorsqu’un fournisseur potentiel à l’étranger a été identifié, selon le type de matériaux à importer, il peut être possible de demander des échantillons de leur produit. Ceux-ci peuvent être examinés pour la qualité et montrés aux différentes sections de l’entreprise qui auront besoin d’en faire usage. Il est également possible de faire appel aux services d’une société d’inspection indépendante pour effectuer cette tâche.
Un facteur important pour une entreprise souhaitant importer des matières premières est l’accord avec le fournisseur étranger. Il est essentiel que les termes de l’accord soient clairs à la fois pour l’acheteur et le vendeur, malgré les différences linguistiques et culturelles. Le contrat avec le fournisseur doit préciser les produits achetés, le prix et les modalités de paiement, les conditions d’expédition, de livraison, d’assurance et les modalités de règlement des litiges. Il convient d’utiliser pleinement les clauses contractuelles internationales standard, telles que les clauses commerciales internationales publiées par la Chambre de commerce internationale. Ceux-ci peuvent aider à clarifier les responsabilités de chaque partie en matière de fret et d’assurance pendant chaque partie du transit des marchandises du vendeur à l’acheteur.
Lorsque les matières premières arrivent au port, les documents d’entrée doivent être déposés auprès des autorités douanières. Selon les lois du pays dans lequel l’entreprise souhaite importer des matières premières, une preuve de propriété des marchandises sera requise et un document pertinent, tel qu’un connaissement ou une lettre de transport aérien dans le cas du fret aérien, devrait être produit. Les autorités douanières exigeront également une garantie de paiement des droits de douane et de toutes autres taxes ou pénalités. L’importateur pouvait faire appel à un commissionnaire en douane pour accomplir les formalités douanières. Le paiement des droits peut être retardé en stockant les marchandises dans un entrepôt sous douane, où elles resteront sous contrôle douanier jusqu’à ce qu’elles soient enlevées par le propriétaire et mises en circulation.