Reconnaître la fraude à la paie nécessite souvent d’examiner les registres de paie pour rechercher des signes indiquant que les employés licenciés reçoivent toujours des chèques ou que des employés fantômes, qui sont des employés qui n’existent pas vraiment, font partie du dossier de paie. Vous pouvez également vérifier les chèques annulés pour déterminer s’ils sont tous libellés au nom des employés actuels et encaissés par la personne dont le nom figure au recto du chèque. De même, vous pouvez rechercher des signes indiquant qu’un employé reçoit une rémunération pour un nombre d’heures suspect. Les chèques en double, les adresses postales et les numéros d’identification des employés sont parfois également des signes de fraude à la paie.
L’un des moyens les plus simples de reconnaître ce type de fraude consiste à examiner périodiquement les données de paie d’une entreprise. Parfois, les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise ne révisent pas les dossiers de paie aussi souvent qu’ils le devraient. Par exemple, si une personne ou un groupe a été en charge de la paie pendant une longue période, vous pouvez avoir l’impression que votre besoin de vérifier les registres de paie est réduit. Ce genre de réflexion, cependant, peut permettre à la fraude sur la paie de continuer sans être détectée pendant une longue période de temps. Essentiellement, l’idée ici est que si vous ne recherchez pas la fraude, vous ne pouvez pas la trouver.
Pour reconnaître la fraude salariale, vous pouvez commencer par examiner le registre de paie de votre entreprise. Vous pouvez le faire, que les informations sur la paie soient conservées dans un livre ou dans un programme informatique. Vous devez rechercher des informations en double pour les noms, les numéros d’identification fiscale, les adresses postales et les numéros d’employés, ainsi que les enregistrements actifs des employés qui ont démissionné ou ont été licenciés. De plus, si vous constatez que certains employés sont répertoriés avec un nombre d’heures inhabituellement élevé ou ont des heures répertoriées pour les jours où votre entreprise est fermée, cela peut être le signe d’une fraude à la paie.
Vous pouvez également détecter la fraude à la paie en examinant les chèques annulés de votre entreprise. Par exemple, vous pourriez avoir un problème si le nom sur un chèque de paie ne correspond pas à la signature de la personne qui l’a endossé. Dans certains cas, cela peut cependant être totalement innocent, comme dans le cas où un employé utilise ses initiales pour signer son nom plutôt que son nom complet. Dans d’autres cas, cependant, cela peut être un signe de fraude à la paie.
Parfois, l’observation du processus de paie du début à la fin peut être utile pour reconnaître la fraude à la paie. Dans un tel cas, vous remarquerez peut-être des erreurs saisies au début du processus ou notez que les heures et les paiements n’ont pas été calculés correctement. Sinon, vous pouvez observer que certains employés se présentent pour collecter des chèques sans la bonne pièce d’identité ou les bons numéros d’identification. En cas de fraude, vous constaterez peut-être même que certains employés encaissent plus d’un chèque. Vous pourriez également constater que les chèques non réclamés ne correspondent pas à des employés légitimes.