Si vous devez rédiger un mémorandum, ne vous inquiétez pas, ce n’est pas difficile. Les éléments de base d’un mémorandum sont l’en-tête, le message ou le corps, les initiales de référence et les notations, si nécessaire. Les mémos sont généralement utilisés au sein d’une entreprise ou d’un bureau, les lettres commerciales formelles étant la méthode préférée de communication externe.
Pour rédiger un mémorandum, gardez à l’esprit que le ton est moins formel que celui d’une lettre. La salutation (Cher…) et la fermeture (Sincèrement vôtre…) utilisées dans les lettres ne sont pas nécessaires dans un mémo. La zone d’en-tête contient le nom de la ou des personnes recevant le mémorandum, l’objet, la date et le nom de l’expéditeur. L’ancien terme utilisé pour la ligne d’objet était Re : qui indiquait en référence à. Le format d’un mémo est constitué de paragraphes de style bloc avec une ligne vide entre les deux.
En règle générale, l’expéditeur du mémo a ses initiales à l’encre à côté de son nom dans l’en-tête. Cette étape est plus une formalité, indiquant que le mémo est bien envoyé par cette personne. Cela peut être fait avant de faire des copies.
Si quelqu’un d’autre que l’expéditeur a tapé le mémo, les initiales de cette personne sont souvent incluses sous le corps ou le message du mémo. La zone de notation comprend le mot pièce jointe le cas échéant. Lorsque vous rédigez un mémo, le terme pièce jointe est utilisé à la place du terme pièce jointe.
Le corps ou le message d’un mémo contient des informations professionnelles détaillées concernant l’objectif du mémo, toute action à entreprendre, etc. Un mémo ne doit généralement pas aborder plus d’un sujet. Un mémo fait généralement toujours une page ou moins. Si le mémo doit inclure beaucoup d’informations, des listes à puces peuvent être utiles.
En ce qui concerne le style, si vous devez rédiger un mémorandum, utilisez la voix active plutôt que passive et utilisez des verbes actifs. Pour rédiger un mémorandum, tenez compte de votre public lors de la création de votre mémo. Relisez attentivement votre mémo et supprimez le verbiage inutile.