La responsable des achats supervise tous les aspects des opérations d’achat de son entreprise. Elle fournit généralement l’approbation finale de ce que chaque département achète pour soutenir les opérations quotidiennes. Cela peut inclure des acquisitions aussi petites que des trombones jusqu’à de gros achats de biens d’équipement, tels que des véhicules, de l’équipement lourd et des machines et outils de production. Les demandes d’approvisionnement incluent également régulièrement des achats intangibles tels que des contrats de fournisseur et de service. Les dépenses d’exploitation, ainsi que les frais d’entretien et de réparation, nécessitent également souvent l’autorisation de cette personne.
Lors de l’examen des demandes d’achat, le responsable des achats doit généralement tenir compte de divers facteurs. Outre les simples contraintes budgétaires, elle doit tenir compte des performances passées d’un département et s’il a utilisé correctement et efficacement les fonds qui ont été approuvés. En règle générale, elle doit analyser les besoins par rapport aux désirs et considérer les répercussions à long terme de ses décisions d’approuver ou de refuser les demandes d’achat. Chaque fois qu’un refus de fonds se produit, le responsable des achats est généralement tenu de justifier sa décision.
Sur la base de la complexité de nombreuses demandes, être responsable des achats nécessite souvent la capacité d’interpréter avec précision les contrats et de déterminer leurs implications à long terme ou moins apparentes. Une solide connaissance du droit des contrats peut être très utile, tout comme la connaissance de la réputation des entreprises et entités concernées. Une personne dans cette position tient compte des faits ainsi que des implications plus ambiguës en prenant ses décisions d’attribution financière.
Selon la nature de l’entreprise, une personne occupant ce poste peut avoir à prendre en compte de nombreux facteurs d’une demande d’approvisionnement. Ces problèmes peuvent inclure l’examen des différentes qualités et types de matériaux demandés pour déterminer les choix les plus rentables sans compromettre la qualité. L’analyse des tendances des prix qui peuvent affecter le calendrier des achats peut également faire partie du travail, ainsi que l’examen des politiques et procédures nationales et régionales qui pourraient influencer les décisions d’achat.
Si le responsable des achats travaille pour une entreprise avec de nombreuses succursales ou filiales opérant sous une autorité sociale commune, des achats groupés ou coopératifs peuvent être nécessaires. Cela obligerait le responsable des achats à s’entretenir avec les chefs de service pour déterminer si un très gros achat de biens ou de services serait lucratif. Elle peut également communiquer avec le personnel clé sur les alternatives d’achat qui peuvent économiser de l’argent. Ces options peuvent inclure l’utilisation de matériaux recyclés ou de sources d’énergie alternatives qui pourraient présenter des économies sous forme de déductions fiscales ou de remises fiscales qui compensent les coûts d’achat initialement plus élevés.
Les exigences pour un poste de responsable des achats varient selon l’entreprise. En général, une formation en comptabilité et une formation de niveau universitaire, ainsi qu’une excellente compréhension des méthodes de comptabilité des achats, sont utiles. Aucune autre formation ou éducation spécialisée n’est généralement requise. La considération la plus importante est une expérience vérifiable dans les achats discrétionnaires qui démontre un bon jugement et une responsabilité fiscale.