La réception d’un hôtel est l’endroit où se trouvent les services à la clientèle ; les employés travaillant dans ce domaine seront en contact direct avec les clients de l’hôtel lors de l’enregistrement et du départ, ainsi qu’à toute heure de la journée pour répondre à tout problème ou question que les clients pourraient avoir. La réception d’un hôtel peut également être l’emplacement des services de portier, des services de stationnement et de tout autre service relatif à la vie quotidienne d’un client dans l’hôtel. La plupart des clients ont une interaction limitée avec la réception, généralement uniquement lors de l’enregistrement ou du départ.
Les services de réservation fonctionneront également à partir de la réception d’un hôtel. Ces employés seront chargés de gérer les appels téléphoniques et les communications Internet concernant la réservation des chambres. Les clients entreront rarement pour faire des réservations, car la plupart des clients se déplaceront pour se rendre à l’hôtel, mais il est possible que certaines personnes se rendent à la réception d’un hôtel pour réserver une chambre. Si cela se produit, les associés des services de réservation aideront ces personnes à faire leurs réservations. Ils aideront également les personnes qui ont besoin de réserver un bloc de chambres, ce qui est courant pour les mariages et autres grands événements. Les services de réservation peuvent également aider les clients à réserver d’autres zones de l’hôtel, telles que les centres de conférence, etc.
Certains hôtels auront des coordinateurs d’événements, selon la taille et la disposition de l’hôtel lui-même. Ces personnes opéreront à partir de la réception d’un hôtel et réserveront, planifieront, coordonneront ou organiseront d’une autre manière des événements sur le terrain de l’hôtel. Les services de réservation travailleront souvent directement avec les coordinateurs d’événements pour s’assurer que les zones de l’hôtel ne sont pas réservées en double, et le coordinateur d’événements peut être responsable de l’entretien et de la propreté des zones événementielles de l’hôtel, des services de restauration, des services technologiques, etc. Ces coordinateurs travailleront souvent directement avec les invités et les personnes qui planifient des événements pour s’assurer que l’événement se déroule sans accroc.
Les réceptionnistes effectuent souvent plusieurs tâches, dont la plupart sont directement liées aux services à la clientèle. En plus de l’enregistrement et du départ des clients, les réceptionnistes peuvent effectuer des tâches telles que l’organisation du transport des clients, s’occuper des services et des problèmes de stationnement, recommander des attractions et des restaurants locaux, résoudre tout problème pouvant survenir dans les chambres individuelles, s’occuper des problèmes de facturation questions, et peut-être même organiser des services d’entretien ménager. Ces préposés peuvent également répondre aux besoins de planification des invités; planifier des appels de réveil ou des services de navette sont des tâches courantes.